Ужасният бутон „Отговор Всички“ извика друга жертва миналата седмица, когато командир на полицейското управление в Лос Анджелис помоли служителите му по електронната поща да арестуват някого за незаконната продажба на непълнолетни зайци, така че отделът няма да получи „черно око“ в медии.

Както докладва Ана Гарсия за NBC Южна Калифорния, командирът не осъзнава, че отговорът му към служител на LAPD също е изпратен на продуцент на телевизионни новини, който поиска информация за липсата на арести на жестокостта на животните, след като отдела твърди, че е напукана. практиката.

За разлика от мнозина жертви на Отговор, командирът получи подкрепата на шефа си, шефа на LAPD Чарли Бек, който каза, че командирът просто е разпределял ресурси.

Не, това не е анимационен филм на Looney Tunes, с участието на Бъни Бъни като безстрашен репортер, а Елмър Фъд - като командир на полицията. То просто звучи като едно.

За съжаление, непреднамерените отговори на всички често са нищо за какво да се смеят. Миналия януари Рут Греъм съобщи за Grindstone за жена, която е загубила работата си, след като е злоупотребила с това, че мениджърът не е харесвал стрелба в отговор, който тя е смятала, че ще има само шепа колеги, но всъщност е изпратена до всички в компанията.

Има ли някаква особеност на компютъра, която е причинила повече скръб, отколкото отговор Всички? Някои организации са стигнали толкова далеч, че са забранили функциите за отговор и всички в своите пощенски системи - поне за избрани съобщения.

Потребителите на Microsoft Outlook могат да избегнат случайни отговори на всички, като скрият бутона „Отговори всички“ (който се нарича „Отговор на всички в Outlook 2003 и 2007“). Те могат също да настроят Outlook да забави съобщенията, които изпращат, за да им дадат няколко секунди или минути, за да уловят грешките си.

Може би най-ефективната защита срещу случайни отговори е да използвате безплатната добавка TuneReplyAll за Outlook 2010, която генерира предупреждение, което трябва да кликнете, преди да отговорите на всички получатели на съобщение.

Избягвайте случайни отговори на всички, като премахнете бутона от лентата с инструменти на Outlook или лентата

Работният ден често е безкрайна поредица от разсейване. С толкова много хора, програми и дейности, които се конкурират за нашето внимание по време на работа, не е чудно, че понякога натискаме грешен бутон.

Най-лесният начин да се предотвратят непреднамерени отговори на всички е да премахнете опцията Отговор към всички от стандартната лента с инструменти в Outlook 2003 и 2007 и Отговор от лентата в Outlook 2010. Това в бившите две програми е лесно; същото не може да се каже за премахване на Отговор от лентата на Outlook 2010. \ t

В Outlook 2003 и 2007 натиснете клавиша Alt и плъзнете бутона Отговор към всички от лентата с инструменти или щракнете върху стрелката надолу вдясно на лентата с инструменти, изберете Добавяне или премахване на бутони, изберете Стандартни и махнете отметката от Отговор до всички. Имайте предвид, че трябва да изпълните стъпките както в главния прозорец на Outlook, така и в прозореца за съобщения на Outlook.

За да персонализирате лентата на Outlook 2010, бутонът „Отговори всички“ е отделен от другите опции за отговор, следвайте стъпките, описани от Уилям Джоу на сайта на TechCenter на Office:

Щракнете върху раздела Файл, изберете Опции и изберете Персонализиране на лентата.

Изберете Отговор в десния панел и кликнете върху Премахване.

Кликнете върху Нова група два пъти. Преименувайте първата нова група (по избор) като "Отговори (по избор)", а втората като "Отговори на всички (по избор)".

В горната част на левия прозорец кликнете върху Главни раздели от „Избор на команди от“.

В левия панел разгънете Начало (Поща) и Отговори.

В десния панел изберете Отговаряне (Персонализирано).

Добавете командите „Потвърди отговор“, „Отговор“, „Препращане“, „Среща“, „IM“ и „Още“ от лявата рамка към „Отговаряне“ (по избор) в десния панел един по един.

В десния панел изберете "Отговори на всички (по избор)".

Добавете командата Отговори всички на "Отговори на всички (по избор)".

Изберете „Отговори на всички (по избор)“ и използвайте бутона „Надолу“, за да го преместите в „Изпращане / получаване (IMAP / POP)“.

Кликнете върху OK.

Можете да промените стъпките по-горе, за да елиминирате бутона „Отговори всички“, като създадете само една нова група, наречена „Отговори“ (Custom), която няма опцията „Отговори всички“. И в трите версии на Outlook можете да отговорите на всички, като натиснете Ctrl-Shift-R, или като щракнете върху Действия> Отговор на всички в Outlook 2003 и 2007.

Миналия декември, Роб Лайнър от CNET описва безплатната добавка за Microsoft за NoReplyAll за Outlook 2010, която позволява на изпращача на съобщение да деактивира функциите Отговор на всички и Препращане за съобщението. Както обяснява Роб, програмата включва функция, която ви позволява да изключите всички съобщения, които получавате.

Свързани истории

• Най-лошото "Отговори на всички" от всички?
• 5 начина да избегнете издърпването на Петреус
• Leahy обещава, че няма да има достъп до e-mail за федерали

За съжаление добавката работи само за получатели в същия домейн на Exchange. Също така, функцията за извличане на изпратени съобщения на Outlook работи само със сметки на Exchange; Сайтът за поддръжка на Outlook обяснява как извличането на съобщения работи в Outlook 2003.

Gmail ви дава по-голям шанс да анулирате неволен отговор на всички, като използвате функцията за отмяна на изпращането на услугата. За да го активирате, щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на главния прозорец на Gmail, изберете Настройки и под раздела Общи поставете отметка на Включване на връщането. Кликнете върху бутона Запиши промените в долната част на настройките, за да активирате опцията.

(Ако не виждате опцията за отмяна на изпращането, кликнете върху раздела Labs и го активирайте там.)

За съжаление, максималният период на анулиране е само 30 секунди (другите три опции са 5, 10 и 20 секунди). В много случаи половин минута е достатъчно дълъг, за да осъзнаете, че сте избрали грешната опция за отговор и избягвате да правите някаква „слаба работа“.

Задайте Outlook да забави всички изпратени от вас съобщения

Можете да добавите функция за забавяне на съобщенията в Outlook, като създадете правило, което автоматично настройва електронната поща, изпратена до определени адреси или до всички получатели. През април 2008 г. описах как да създам правило за изпращане на забавяне в Outlook 2003 и 2007.

Процесът за създаване на правила е един и същ в Outlook 2010, въпреки че стъпките за отваряне на съветника за правила са различни: кликнете върху Файл> Инфо> Управление на правила и сигнали, за да получите правилата в тази програма.

Безплатната програма добавя сигнал "отговор на всички" към Outlook

Голяма част от скръбта, причинена от случайни отговори на всички, можеше да бъде предотвратена от автоматичен "Наистина ли искате?" потвърждение. Да, осъзнавам колко утежняващо може да бъде да се налага да натискате такива предупреждения, когато бързате да стигнете до края на вашия работен ден. Когато са бомбардирани с изскачащи сигнали, хората често кликват върху тях, без да им обръщат внимание.

Но това е сигурността на вашата работа, за която говорим тук. Ако решите, че рискът от вашето съобщение достига до погрешни хора е по-голям от нуждата ви от бързо изпращане, изтеглете и инсталирайте безплатната добавка за TunaReplyAll на IvaSoft за Outlook 2010.

След като инсталирате програмата на компютъра си, трябва да я активирате ръчно чрез опциите за добавяне на Outlook 2010. Щракнете върху Файл> Опции> Добавки и изберете TuneReplyAll в списъка с добавки. Изберете бутона Опции за добавяне. Опциите на програмата са показани в раздела TuneReplyAll.

След като добавката е активирана, се появява предупреждение, когато изберете Отговор на всички и попитате дали наистина искате всички получатели на съобщението да получат отговора ви. Бутонът No (Не) е избран по подразбиране, така че натискането на Enter отменя действието за отговор. Трябва да кликнете върху бутона Да, за да потвърдите отговора на всички (или натиснете Tab и Enter).

TuneReplyAll също ви позволява да изключите собствения си адрес, когато отговаряте на всички. Можете да настроите програмата да добавя вашия адрес автоматично в полето To :, Cc :, или Bcc: на всички изходящи съобщения. Изпробвах програмата на самостоятелен компютър (не част от Exchange домейн) и тя работи както е рекламирана.

Другата страна на уравнението „отговор-всички“ е възможността да се отговори на всички получатели на съобщения по подразбиране. Лабораториите на Gmail са предлагали опция по подразбиране „Отговор на всички“, която изглежда е премахната - поне инструментът не е бил налице в моя профил в Gmail.

Компаниите сякаш се движат в обратна посока: към дезактивиране на отговорите на всички, както Майк Розенвалд съобщи миналия месец на Businessweek.com.

Според служители в организации, които са инвалиди, отговарят на всички в своите системи за електронна поща, функцията определено не се пропуска.