Никога не се знае кога ще се нуждаете от Outlook съобщение, което е било архивирано отдавна. В коментар за предишен пост за преместване на Outlook в местни папки, Клиф Бранд попита как да премести файл от архива в една от основните му папки в Outlook.

Правейки това е лесно, но имайте предвид, че архивът прехвърля само данни от Outlook на определена възраст и е предназначен главно за поддържане на управляем размер на файла в Outlook.pst. Архивът копира всички ваши данни в Outlook и ви позволява да възстановите всичките си съобщения, контакти, задачи и записи в календара.

Най-добрият начин да направите резервно копие на Outlook е използването на безплатното архивиране на лични папки на Microsoft, налично във версии за Outlook 2007, 2003 и 2002. Сайтът за помощ и инструкции на Microsoft осигурява инструкции за архивиране на Outlook 2003. Повече информация за архивирането и възстановяването .pst файловете са достъпни на сайта за поддръжка на Microsoft.

Създайте архив на Outlook

В Outlook 2007 щракнете върху Файл> Архивиране, изберете папката, която искате да архивирате, и изберете дата от падащото меню до "Архивиране на елементи по-стари от". Ако искате да съхраните архива на място, различно от стандартната папка на Outlook, щракнете върху Преглед и изберете местоположението по ваш избор. След като изберете опциите за архивиране, кликнете върху OK.

Инструкциите за създаване на архив в Outlook 2003 са на сайта на Microsoft Office Online.

За да отворите архив в Outlook 2007, щракнете върху Файл> Отваряне> Файл с данни на Outlook, изберете архивния файл, който сте създали преди, и щракнете върху OK.

Файлът ще се появи в левия панел на Outlook. Изберете папката, съдържаща съобщението, което искате да изтеглите, и след това плъзнете файла от десния панел в папката по ваш избор в левия прозорец.

За да активирате или деактивирате функцията за автоматично архивиране на Outlook 2007, щракнете върху Инструменти> Опции> Други, изберете бутона "Автоархив" и поставете отметка или махнете отметката от "Стартиране на автоархива всеки." Диалоговият прозорец AutoArchive ви позволява да изберете колко често да архивирате, възрастта на архивираните записи и името и местоположението на архивния файл. Уверете се, че преди да щракнете върху OK, е отметнато "Покажи папката в списъка с папки".

Сайтът Microsoft Office Online изброява стъпките за автоматично архивиране на папки в Outlook 2003.