Компанията, за която работя, разчита на Microsoft Word шаблони за създаване на всякакви документи, от едностранични до доклади на няколкостотин страници. Шаблоните ни позволяват да гарантираме, че всички документи, които изпращаме на клиенти и партньори, имат подобен облик.

Един от най-използваните шаблони в нашата колекция е многостранично писмо, което показва датата в горната част на първата страница, точно под логото на компанията, както и в заглавието на следващите страници. За съжаление буквите обикновено са съставени няколко дни преди изпращането им, а датата на изпращане често се променя. Освен това писмата понякога се изпращат на дати, различни от официалната дата на изпращане. Ето защо не можем да добавим поле към буквите, които показват текущата дата.

Докато авторите обикновено помнят да променят датата на първата страница на писмото, те почти винаги забравят да направят същата промяна на датата в заглавката на следващите страници. Решението беше да се добави текстово поле към първата страница на писмото, което авторите използват, за да въведат датата на изпращане на писмото и след това да поставят препратка към текстовото поле в заглавието на следващите страници.

Полетата с текстови полета улесняват повтарянето на текста

Всъщност е по-лесно да въвеждате текст веднъж и да се повтаря другаде в документите на Word 2003, отколкото да прави същото в Word 2007 и 2010. Това е така, защото Microsoft направи по-трудно достъпът до бутона за текстово поле в по-новите версии на Word. Всичко в името на ергономията, сигурен съм.

В Word 2003 отворете шаблона, към който искате да добавите повтарящия се текст. Уверете се, че лентата с инструменти Forms се вижда, като щракнете върху View> Toolbars> Forms. След това поставете курсора на мястото, където искате да се появи повтарящият се текст, и изберете бутона за текстово поле в лентата с инструменти Forms. (Това е бутонът „ab“ в най-лявата част на лентата с инструменти.)

Появява се сива кутия с пет малки кръгове един до друг. Кликнете в полето, за да добавите кратък, описателен текст, например „Въведете датата на изпращане“. Кликнете два пъти върху квадратчето, за да отворите диалоговия прозорец Опции на полето за текстова форма. Хората, които използват шаблона, ще въведат текста, който искат да повторят, в полето "По подразбиране". Засега запазете това поле празно, но въведете кратък, описателен текстов низ в полето „Отметки“ в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец (не са разрешени интервали или препинателни знаци). Когато приключите, кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към шаблона.

За да имате какъвто текст, въведен от авторите в текстовото поле, да се появи на друго място в документа, добавете препратка към полето, където искате да се показва повтарящият се текст. Както обясних по-горе, компанията, за която работя, се нуждае от датата, която авторите въвеждат на първата страница, за да се появи в заглавната част на втората и всички следващи страници на документа.

Първата стъпка при добавянето на такава препратка е да се създаде прекъсване на раздел, за да се предотврати появата на информацията в заглавката на първата страница на документа. Поставете курсора в края на първата страница, щракнете върху Вмъкни> Прекъсване и изберете Следваща страница под раздели Раздели. Кликнете два пъти върху заглавието на втората страница и махнете отметката от Връзка към предишна. Същият като предишния маркер ще изчезне.

След това щракнете в заглавието, където искате да се появи повтарящият се текст, и изберете Insert> Reference> Cross-reference. В диалоговия прозорец за препратките изберете Bookmark в падащото меню Reference Type и изберете отметката, която току-що създадохте от списъка с отметки, който се появява в долната част на прозореца.

Когато използват шаблона, за да създадат документ, каквото и текст да въвеждат в полето за текстова форма на първата страница, той ще се появи в заглавката на втората и следващите страници (или където и да поставите препратката). Авторите просто щракват двукратно върху текстовото поле, за да отворят диалоговия прозорец Опции на полето за текстова форма, въведете текста, който искате да повторите, в полето "По подразбиране" и натиснете OK.

След като запазят и отворят отново документа, този текст ще се появи в текстовото поле, както и всички маркирани места в документа. За да видите как изглежда текстът веднага, използвайте опцията Print Preview, без да отпечатате файла.

Повтарянето на текста е по-сложно в Word 2007 и 2010

Напълно очаквах процесът на добавяне на такива препратки да бъде по-лесен в по-новите версии на Word, но това всъщност изисква няколко добавени стъпки в Word 2007 и 2010. Първо, трябва да се уверите, че лентата на Developer е видима; по подразбиране е скрит. За да я покажете, щракнете върху Файл> Опции> Персонализиране на лентата и проверете Разработчик под Главни раздели в дясната страна на прозореца Опции на Word.

След като лентата на програмиста е активирана, изберете я и изберете бутона Legacy Tools в секцията Controls на лентата. В падащото поле, което се показва, изберете иконата на полето за текстова форма в най-лявата част на най-горния ред. От този момент нататък стъпките за добавяне на текстово поле с отметки и препратки са почти идентични с описаните по-горе за Word 2003.

Обърнете внимание, че текстовото поле и препратките изглеждат различно в шаблона на Word 2007 и 2010, отколкото в шаблона на Word 2003. Също така създавате прекъсване на раздели в двете по-нови версии на Word (за да предотвратите появата на повтарящия се текст в заглавната част на първата страница на документа), като щракнете върху лентата Page Layout, като изберете Breaks (Прекъсвания) и изберете Next Page (Следваща страница) в раздели на раздели.