В края на миналия месец Microsoft пусна пакет от актуализации на Office за iPad, включително възможността за експортиране на файлове с Word, Excel или PowerPoint в PDF.

Само един проблем: той е много ограничен. Първо, трудно е да се намери. Вместо да го добавите в менюто File, както бихте очаквали, Microsoft вкарва функцията в менюто Share (което е по-скоро невзрачна икона, отколкото обозначено меню).

Това е по-малко загадъчно, когато осъзнаете, че имате само една опция за експортиране в PDF и това я превръща в прикачен файл в имейл. Ако искате да запишете файла локално или да го качите в магазина на облака (включително собствения OneDrive на Microsoft), е трудно.

За щастие, можете да ползвате безценния IFTTT, за да добавите малко по-гъвкавост към тази опция, а именно да насочите тези прикачени PDF файлове към облачната услуга по ваш избор. Това все още не е толкова просто като опция за локално съхранение, но определено трябва да улесни живота.

За всеки, който вече е запознат с IFTTT, ето ви преглед на високо ниво на процеса:

1. Активирайте имейл канала.
2. Активирайте канала за предпочитаната от вас облачна услуга: Box, Dropbox, Evernote, Google Диск и др.
3. Създайте рецепта, която насочва прикачени файлове към имейла към тази услуга.

Ето и по-подробен урок:

Първа стъпка: Влезте в своя IFTTT акаунт (или създайте такъв, ако е необходимо), след това активирайте имейл канала. Това позволява на услугата да разпознава съобщенията, изпратени от вашия имейл акаунт - и да действа в зависимост от рецептата, която създавате. Трябва да приемете потвърждаването на активирането по имейл.

Стъпка втора: Решете коя облачна услуга трябва да бъде на приемащия край на вашите PDF файлове, след което активирайте този канал. Трябва да изпълните еднократно разрешение, за да позволите IFTTT достъп до профила си в облака.

Стъпка 3: Кликнете върху Моите рецепти, след това върху Създайте рецепта, след това върху голямата синя връзка "това". Превъртете надолу до (или търсете) имейл и кликнете върху него, за да го направите спусъка.

Четвърта стъпка: Кликнете върху „Изпращане на имейл с имейл с маркиран имейл“, след което изберете хештег, който е лесен за запомняне. Очевидният избор е #PDF, но можете да го направите нещо специфично за бизнеса като #Widgets. Кликнете върху Създаване на тригер, след това върху голямата синя връзка "това".

Стъпка 5: Сега намерете желаната услуга за облак и кликнете върху нея. След това кликнете върху „Добавяне на файл от URL адреса“.

Стъпка шеста: Прегледайте полетата за действие за тази рецепта. По подразбиране името на файла за новосъздадения ви PDF ще бъде каквото използвате за темата на имейла, стига да включите гореспоменатия хештег. Ако изпращате, да речем, отчет за продажбите, в темата ви ще се чете "Отчет за продажбите #PDF." Каченият PDF ще завърши с името на файла „sales report.pdf“.

Стъпка 7: Накрая, ако искате, променете целевата папка за PDF файловете. Ако не, щракнете върху Създаване на действие. Прегледайте всички подробности (може би премахнете отметката от „Получаване на известия, когато се изпълнява тази рецепта“, която може да бъде натрапчива в бързаме), след което щракнете върху Създаване на рецепта.

Сега, когато изнасяте PDF от Office за iPad, насочете имейла към [email protected] (уверете се, че идва от имейл адреса, който сте свързали в първата стъпка). Добавете избрания хештег към темата за тема, натиснете Изпращане и сте готови. След около минута вашият PDF файл трябва да пристигне в профила ви в облака (в посочената папка), където лесно можете да го използвате и споделите.