Няма нищо лесно за преформатиране на текст в документ на Microsoft Word. Можете да използвате "Художник за форматиране", за да приложите форматирането на един абзац към други с едно кликване, а функциите за намиране и заместване на Word ви позволяват да премахвате нежелани знаци (или низове от символи), но тези инструменти правят промените си по един и често изискват допълнително почистване.

Иска ми се да бях открил безплатната добавка за Текст на Грег Максу за Word преди години. Пенсионираният офицер на подводни боеприпаси на американския флот и бивш Microsoft Word MVP е създал шаблон на Word DOT, който премахва нежеланите водещи, задните интервали и знаци, връщането на каретки и празни параграфи. Добавката също прилага форматирането по подразбиране за целия или за част от документа, прилага се нормално форматиране и заменя раздели на редове с форматиране на абзаци - всичко това с едно кликване.

Текстът за почистване не трябва да бъде постоянно допълнение към Word. След като изтеглите добавката, можете да отворите нейния ZIP файл, за да получите достъп до неговия DOT шаблон. Кликнете два пъти върху шаблона, за да отворите Word с активирана добавка. Когато затворите Word, добавката ще изчезне.

За да добавите шаблона за постоянно, отворете диалоговия прозорец Word's Templates and Add-ins, щракнете върху бутона Add и отидете до и изберете DOT файла Clean Up Text. За да отворите шаблони и добавки в Word 2003, щракнете върху Инструменти> Шаблони и добавки. В Word 2007 и 2010 г. кликнете върху бутона Добавки в раздела Разработчик.

(Ако раздела Разработчик не се вижда в Word 2007, щракнете върху бутона Office> Опции на Word> Популярни и поставете отметка в раздела Показване на програмист в лентата. В Word 2010 раздела Разработчик се показва, като кликнете върху Файл> Опции> Персонализиране на лентата и маркирайте Разработчик в десния панел.)

Въпреки че е предназначен за Word 97 през Word 2003, добавката работи безпроблемно с Word 2010. Просто изберете бутона Display Cleaner Panel в списъка на добавките на Word, за да отворите диалоговия прозорец Clean Up Text & Formatting. Почти всички опции на добавките са квадратчета за отметка или радио бутони, но за да премахнете нежеланите символи в началото или в края на редовете, въведете ги в текстовото поле „Премахване на водещите / крайните знаци“, разделено от символа на тръбата (|).

Чистият интерфейс на Clean Up Text няма да спечели много точки в стила, но като обикновен и лесен за спестяване време, програмата е изключена. Ако искате да прекарвате повече време в писане на Word и по-малко време за преформатиране, вземете Clean Up Text за завъртане.