Компанията, в която работя, създава много технически доклади. Много от Microsoft Word документите, които редактирам, са заредени със сложни таблици, графики и други цифри. Страниците често превключват между портретна и пейзажна ориентация, така че трябва да преместя номера на страницата и да премахна другата информация за горния и долния колонтитул на пейзажната страница и след това да го добавя обратно към следващите портретни страници.

Може би си мислите, че една усъвършенствана програма като Word би улеснила преформатирането на една страница от ландшафта и след това се върне към първоначалното форматиране, но това не е така.

В Word 2003, стъпките, които са необходими, за да направят това, се вписват добре в двойните цифри:

Кликнете върху Вмъкване, Прекъсване, изберете „Следваща страница“ под „Типове раздели на секции“ и кликнете върху OK. След това щракнете върху Изглед, Горен и долен колонтитул, за да отворите лентата с инструменти за горен и долен колонтитул. Кликнете в заглавието на раздела, който току-що създадохте, и махнете отметката от връзката към предишна в лентата с инструменти за горния и долния колонтитул, за да деактивирате тази функция. След това кликнете в долния колонтитул и отменете отново връзката към предишна опция. Вече не трябва да виждате същото като предишното в заглавката или в долния колонтитул.

Сега направените промени ще се отнасят само за страниците в новия раздел. Изберете File (Файл), Page Setup (Настройка на страница), изберете Landscape (Пейзаж) в раздела Orientation (Ориентация) в раздела Margins (Маржове) и натиснете OK. Маркирайте номера на страницата в долния колонтитул и го плъзнете в лявата страна на пейзажната страница, където ще се появи на "дъното", когато се отпечата пейзажната страница заедно с портретни страници на документа. Когато номерът на страницата е маркиран, щракнете върху Форматиране, Текстова посока и изберете подходящата опция.

Когато страниците на вашия документ се върнат обратно в портретна ориентация, трябва да обърнете процеса, за да преместите номера на страницата и да поставите отново информацията за горния и долния колонтитул. В противен случай промените, които правите на портретна страница, ще се появят на страниците на пейзаж, които го предхождат. Също така трябва да се уверите, че в диалоговия прозорец Формат на номера на страници е избрано "Продължи от предишния раздел", ако искате номерирането на страниците в новия раздел да започне там, където е спряло в предишния раздел.

Превключването в Word 2007 и 2010 не е пикник

Подскачането между оформлението на портретни и пейзажни страници в документ на Word 2007 или 2010 не е много по-лесно. Всъщност не можете да изтегляте номера на страници от горния и долния колонтитул в тези версии на Word. Вместо това трябва да изберете оформление на горния и долния колонтитул, което поставя номера на страницата отстрани и след това да се преформатира и да препозиционира номера, така че да съответства на номерата на страниците на страниците на документа в портретна ориентация.

Както в Word 2003, започнете с вмъкване на прекъсване на раздел. Кликнете върху Разположение на страницата, Прекъсвания и изберете Следваща страница в раздели Раздели. Също така трябва да премахнете опцията Връзка към предишна опция в лентата с инструменти за горен и долен колонтитул, точно както в Word 2003.

За да отворите раздела Header и Footer Tools, щракнете двукратно върху горния или долния колонтитул или върху Insert, Footer (или Header), Edit Footer (или Header). Изберете Връзка към предишна в секцията Навигация, за да отмените тази опция; Еднакво с предишен маркер ще изчезне от дясната страна на полето на горния или долния колонтитул. За съжаление тази опция все още трябва да се деактивира отделно за заглавката и долния колонтитул.

Сега вече сте готови да промените от портретен на пейзажен режим: в Word 2007 и 2010, изберете раздела Page Layout, щракнете върху Orientation и направете своя избор. Отворете отново лентата на горния и долния колонтитул и премахнете всички заглавия или друг текст, който не искате да се появяват на пейзажната страница. След това щракнете върху Номер на страницата, Полета на страница и изберете една от няколкото оформления с номера на страници отляво на страницата за пейзаж.

Още веднъж трябва да промените позицията и да преформатирате номера на страницата, за да съответства на портретни страници във вашия документ. Когато активният горен и долен колонтитул е активен, изберете номера на страницата и го преместете чрез плъзгане или използване на клавишите със стрелки. За да завъртите номера на страницата встрани, така че да съответства на номерата на портретни страници, щракнете върху Форматиране, Текстова посока и изберете опцията за завъртане на текста на 90 градуса.

Когато документът се върне в портретен режим, вмъквате още един разделител за секция от следващата страница, премахнете отметката от връзката към предишното отново, поставете отново всички заглавия или друг текст, който сте премахнали в хоризонталната страница, преместете номера на страницата и се надявам, че няма да трябва да правим разбъркването на ориентацията на страницата на Word твърде често.

Разбира се, можете да създадете макрос, който автоматизира процеса портрет-към-пейзаж-портрет, но това е тема за по-късен пост.