С технологията, която все повече се преплита с всички аспекти на бизнеса, CNET @ Work може да ви помогне - от потребителите до малки фирми с по-малко от пет служители - да започнете.

За Тод Сподек решението да се оборудва неговата нюйоркска адвокатска фирма с софтуерните приложения на Google свали една необходимост: сътрудничество.

"Ние се установихме в Google, защото тя беше в челните редици на облак-базирани инструменти", каза Spodek, който оглавява Spodek Law Group PC.

"Това е наистина опростен процес и всичко е лесно за управление", добави той.

G Suite, тъй като Google Apps for Work беше преименуван миналата година, беше създаден за интернет - не е изненада там, като се има предвид наследството на Google след PC. Този подход информира своите приложения, които работят в облака. Това означава също, че фирмата ви няма да загуби данни или документи, защото всички промени в документите на Google автоматично се запазват и архивират в облак от Google. Вашият екип се нуждае от уеб браузър на компютър или мобилно устройство с достъп до интернет.

Ако мигрирате от Microsoft, имайте предвид, че може да отнеме известно време, за да прехвърлите работния си поток от MS Office към Google Apps. Може също да се наложи време - и малко насърчение - да се убедят някои потребители да приемат структурата на папките в Gmail спрямо това, което са свикнали да използват с Outlook.

G Suite за всички ли е?

Нуждите и приоритетите обаче не са еднакви; Нека разгледаме някои области, в които G Suite може да не е подходящ за малкия ви бизнес.

Докато Google е намалил разликите в характеристиките от предишните години, документите на G Suite и опциите за слайдшоу все още остават по-ограничени от Word и PowerPoint от Microsoft. Така че, ако усещате необходимостта от всяка възможна функция, в случай че имате нужда, Office е по-добрият избор.

Тъй като всичко е в облака с G Suite, вашите служители ще бъдат прекъснати временно, ако връзката им с интернет върви или има прекъсване в Google.

По-рано тази година Google обяви, че ще спре да сканира имейлите на хората, които използват свободния си имейл Gmail, за да персонализира. Компанията е освободила бизнес профилите на G Suite от персонализирането на реклами. И все пак, някои може да имат загриженост за личната неприкосновеност относно това дали някой чете имейл. В крайна сметка въпросът се определя как сте параноичен.

Вероятно точно за вас

Но това са незначителни проблеми. Междувременно, компанията е в средата на добавянето на 10 нови функции в апартамента до края на годината. Ако сте стартиращ или малък бизнес, нека погледнем по-отблизо защо G Suite може да е подходящ за вашите нужди.

Цена

Цената е атрактивна. G Suite се предлага в различни нива и версии. Месечен абонамент за професионални офис и бизнес версии варира между $ 5 и $ 10 на потребител. За разлика от това, месечните разходи за бизнес версиите на Microsoft Office 365 варират между 8, 25 и 15 долара на потребител за премиум изданието.

фамилиарност

Благодарение на емблематичната марка на Google, много от вашите служители вероятно вече са запознати с Gmail, както и с другите продукти на G Suite - и Google Docs, Sheets и Calendar имат минимални криви на обучение. Това означава, че няма да се налага да се тревожите за обучение на служители или за инвестиране във вътрешен помощен персонал.

Вижте също: Крайното ръководство за архивиране на Gmail

простота

Само едно влизане гарантира достъп до целия пакет с приложения, а потребителите в същите работни групи могат автоматично да споделят информация. Това го прави удобен за съвместна работа с цифрови файлове в реално време от страна на служителите - или дори вашите клиенти.

Има голямо предимство, когато става въпрос за организация на електронната поща: Вместо да запуши твърдия диск на компютъра с гигабайта имейли, можете лесно да архивирате съобщенията в облака и никога да не се тревожите за синхронизирането им с друго устройство.

Вижте също: Google въвежда Smart отговор в Gmail за Android и iOS

Удобство

Да бъдеш базиран на облак се превръща в удобство. Служителите имат достъп до информацията си независимо от устройството. И в случай, че са останали някъде извън обхвата и не могат да намерят интернет връзка, те все още могат да имат достъп до документите си офлайн. Администраторите могат да контролират и офлайн достъпа чрез правилата на устройствата.

Способността за съвместна работа по принцип е много по-лесна с Google. Той премахва необходимостта от носене на палеца, за да се синхронизира между офис плот и лаптоп, в случай че трябва да работите дистанционно.

Вижте също: Google Docs: Тази голяма актуализация добави някои сериозни нови функции

Съвместимост

G Suite опростява споделянето на документи и груповото редактиране. Вместо да премине около един документ на Word и да се опитва да следи ревизиите, няколко редактора могат да работят в един и същи файл на Google Doc едновременно. Някои може да се откажат от превключването, като се има предвид популярността на Microsoft Office. Но G Suite позволява на потребителите да редактират Office файлове, без да изискват от тях да имат Office софтуер. След като направите промени в даден файл, потребителите могат да изберат File (Файл)> Download (Изтегляне) от менюто, за да запазят всички редактирани документи обратно в Office формат. Google предлага и разширение, което позволява на потребителите да редактират Office файлове, без да се налага да ги конвертират във формат на Google.

Вижте също: Google пуска Chrome Enterprise, има за цел да се интегрира с повече бизнес системи

Сигурност

Ако вашият бизнес разчита на Android - което, да си припомним, е най-популярната телефонна платформа в света - или Google Chromebook, G Suite предлага плавно свързване с тези хардуерни системи. Също така, ако доставяте служители с притежавани от компанията телефони с Android, G Suite предлага инструменти за сигурност и администрация, които могат да възстановят устройството дистанционно и да го блокират да се използва от друг в случай на кражба или загуба.

Вижте също: Google добавя контрол за сигурност на предприятието за G Suite

Със сигурност има повече функции в Word, Excel, PowerPoint и други предложения на Microsoft. Но освен редкия случай, колко пъти ще ви липсва повече достъп до тези функции? Повечето хора използват само малка част от звънците и свирките, които Microsoft съдържа в своите приложения.