Не много хора използват само един компютър. Всъщност, повечето от нас прескачат от машина на машина по време на работен ден.

Най-добрият начин да се уверите, че имате достъп до вашите важни файлове от някоя от различните машини във вашия цифров живот, е да съхранявате файловете онлайн. Ако използвате Google Документи като онлайн хранилище на файлове, тези съвети ще ви помогнат да съкратите работния ден.

Изпратете компресирано копие на всичките ви файлове в Google Документи на твърдия диск

Повечето потребители на компютри архивират важните си файлове, като ги копират на оптичен диск или USB устройство за съхранение, или като ги качват в онлайн услуга за съхранение. Сега онлайн резервните копия работят и по друг начин.

За да изтеглите всички документи, електронни таблици, презентации и други файлове в Google Документи в компютъра си в един компресиран файл, изберете всеки файл и кликнете върху Още> Изтегли. Изберете "Всички елементи" и проверете типа на файла или "Не изтегляйте (пропуснете)" в падащите менюта за всяка категория файлове. Можете също да промените всички формати на MS Office, Open Office или PDF.

Отне по-малко от минута, за да се компресират и изтеглят 300 файла - най-вече на Word и Excel - в 68MB ZIP файл. Ако предпочитате да не чакате завършването на изтеглянето, кликнете върху „Имейл, когато сте готови“, за да може Google да ви изпрати връзка, когато файлът е достъпен за изтегляне.

Използвайте автоматичното коригиране на Google Документи, за да запазите въвеждането

Текстовият редактор на Google Документи предлага корекции за неправилно изписани думи: щракнете с десния бутон на мишката или върху командата, кликнете върху думата, изберете „Винаги правилно“ и изберете правилното изписване от предложените термини.

Можете също да създавате преки пътища за често въвеждан текст, като например името, заглавието, работодателя или друг често повтарящ се термин. За да направите това, щракнете върху Инструменти> Предпочитания, въведете клавишите за бърз достъп в полето Замяна и текста по ваш избор в полето С. Сега, когато въведете този текстов низ, последван от интервал, ще се появи по-дълъг шаблон.

За да попречите на Google Документи автоматично да създава фракции, елипси, символи за авторско право и запазени марки и други специални знаци, махнете отметката от елемента в списъка Предпочитания или кликнете върху x отдясно, за да изтриете елемента.

Клавишни комбинации, особено за Google Документи

Повечето от нас могат да си спомнят за дузина клавишни комбинации, които използваме редовно. В пост от 2008 г. описвам как да създам текстов файл, съдържащ десетки комбинации от клавиши, така че единствената клавишна комбинация, която трябва да запомните, е тази, която задавате, за да отворите този файл.

За да отворите версията на Google Документи на този клавиш-бърз лист, натиснете Ctrl (или Command на Mac) и / (наклонена черта). Друга възможност е да добавите тези пет комбинации с клавишни комбинации в Google Документи в основния си списък за бързи команди:

Ctrl-Shift-C : Преглед на броя думи

Ctrl-Shift-Y : Преглед на дефиницията на избраната дума

Ctrl-; (точка и запетая): Преместване към следващата неправилно написана дума

Alt-Shift-F : Преместване в лентата с менюта

Ctrl- (обратно наклонена черта): Изчистване на форматирането

Съвет за бонус: За да увеличите изгледа си в Google Документи, въведете Ctrl-Shift-F, за да активирате изгледа на цял екран. Кликнете върху View> Full screen, за да скриете контролите. Натиснете Esc, за да видите контролите, и Ctrl-Shift-F отново, за да се върнете към нормалния изглед.

Правете файлове достъпни за всички или само за поканените

Всички файлове, които съхранявате в Google Документи, по подразбиране са частни. За да споделите файл, щракнете с десния бутон върху него и изберете Споделяне. От това меню можете да изпратите файла като прикачен файл към електронна поща, да изпратите имейл до сътрудниците, които определяте, или да изберете Сподели отново, за да отворите диалоговия прозорец „Настройки за споделяне“.

Кликнете върху „Промяна“ под „Кой има достъп“, за да направите публично достъпен (достъпен за всички в мрежата) или е достъпен за всеки, който има връзка към файла. Тези две опции не изискват влизане и можете да посочите дали зрителите също могат да редактират файла.

Можете също да запазите файла частен, но да го споделите само с хората, които сте определили. Тази настройка изисква от сътрудниците да влязат за достъп до файла. Кликнете в текстовото поле „Добавяне на хора“ и въведете имейл адрес или изберете записи от списъка с контакти.

По подразбиране хората, с които споделяте, могат също да редактират файла. Кликнете върху „Мога да редактирам“ отдясно, за да ги ограничите до коментар или само за преглед на документа. Можете също да поставите съдържанието на файла в съобщението и да си изпратите копие.