Когато бизнесът едва започва и неговите основатели трябва да запълнят някои административни дупки, евтино, простите уеб приложения могат да запълнят празнината. Приложенията, които ще разгледаме тук, не винаги са добри за големи организации; всъщност, няколко са предназначени специално за по-малки компании, които се нуждаят от прости, но стабилни решения за общите бизнес нужди.

Управление на проекти с Basecamp

След като компанията започне да обслужва множество клиенти, тя трябва да управлява логистиката и да гарантира, че служителите правят това, което се очаква от тях. Тук идва Basecamp.

Basecamp не е просто прост координатор на онлайн проекти, а най-доброто от този вид в интернет. След като се регистрирате, можете веднага да започнете да създавате проекти и да ги споделяте със служители. Сайтът разполага със създаването на списък със задачи, възможността за споделяне на файлове, проследяване на напредъка на проекта, проследяване на времето, за да видите кои служители са работили по проекта и др. По същество, Basecamp предлага пълна услуга за управление на проекти от край до край, която ви позволява да видите колко добре вашата компания извършва всяка стъпка от пътя си.

Създаването и наблюдението на проекти в Basecamp не може да бъде по-лесно. Но Basecamp не е свободен. Неговото Basic издание струва $ 24 на месец и позволява на потребителите да създават и проследяват 15 проекта едновременно и да съхраняват до 3GB данни. Плановете се увеличават до $ 149 на месец, което позволява неограничен брой проекти, 50 GB за съхранение и проследяване на времето (другите планове не предлагат проследяване на времето). Ако търсите нещо просто и ефективно при управлението на вашите проекти, Basecamp си струва парите.

Вземете всички бележки с Evernote

Овладяването на бележките и категоризирането им е трудно и отнема много време. Evernote е чудесен инструмент за предприемачи, които искат да запазят всички свои визуални и текстови бележки.

Evernote се предлага в два вкуса - безплатен и премия. Безплатната версия ви позволява да правите бележки, снимате снимки и заснемате уеб страници с помощта на компютър или Mac. След като приключите, можете да качите тези на Evernote сървъра, който след това изпълнява елементарен OCR на вашите изображения, което го прави лесен за намиране, когато извършите търсене. Премиум версията, която струва $ 5 на месец, предлага 500MB месечно съхранение (безплатната версия има само 40MB памет), по-добри функции за защита и възможност за синхронизиране на всеки тип файлове с други компютри или мобилни телефони.

Evernote работи изключително добре. Използвам го, за да си водя бележки и от време на време качвам аудио и снимки и в рамките на няколко минути данните се категоризират въз основа на информацията, която включва. Например, ако търся "Windows XP" в моя Evernote акаунт, той веднага показва всички текстови файлове и аудиоклипове, които споменават Windows XP. Непрекъснато се удивлявам колко лесно е да открием разхвърляните си бележки.

За света на бизнеса Evernote е идеален инструмент. Това прави поддържането на протоколите за срещи прости и ако искате да запишете конферентни разговори за оценка по-късно, можете да използвате Evernote, за да ви помогне да избутате паметта. По същество Evernote е друг административен асистент в офиса. Единствената разлика е, че е безплатна, ако не се нуждаете от пълна поддръжка или $ 5 на месец, ако искате всяка функция. За компания, която иска да гарантира всичко, което правят, е добре организирана, това е нищо.

FreshBooks за таксуване

Има много услуги за фактуриране в мрежата и всеки предлага своя собствена комбинация от използваемост и приложимост за бизнес. Но ако търсите нещо просто, което ще ви помогне лесно да следите вашите цикли на таксуване, FreshBooks е добро място да започнете.

FreshBooks улеснява управлението на клиенти, проекти и най-важното - фактури. Инструментът генерира повтарящи се фактури и автоматично таксува клиентите. Дори по-добре, това е относително достъпно: можете да платите нищо, ако имате нужда от основно фактуриране или заплатите до $ 149 на месец, ако искате повече служители да имат достъп до сметката.

Когато започнах да използвам FreshBooks, знаейки всички функции, които предлага, очаквах големи неща от инструмента. И за щастие бях доволен. Освен че може да импортира и експортира QuickBooks и CSV файлове, инструментът автоматично се интегрира с решения за обработка на плащания като PayPal и неговият дизайн прави завършването на задачите ви за фактуриране бързо и лесно. Всъщност открих, че мога да създавам фактури и да ги изпращам на клиентите си за много по-малко време от разработването на елементарни фактури в Word и по този начин да ги изпращам на клиенти.

Където FreshBooks наистина блести е в неговото проследяване. Ако използвате груба система за фактуриране, вероятно имате проблеми със запомнянето кога или ако сте платени. FreshBooks елиминира този проблем и осигурява прозорец на менюто, показващ неизплатени плащания и исторически плащания, така че да знаете кога идват парите. А ако се притеснявате от вида на фактурата си, можете да я персонализирате по какъвто начин искате и дори да въвеждате логото на вашата фирма.

FreshBooks е чудесен инструмент за фактуриране, който всъщност ми харесва по-добре от функцията, вградена в QuickBooks. FreshBooks е проста, достъпна е и най-важното е, че е полезна.

Проследяване на служителите с InOut Board

Искате ли да знаете кога вашите служители влизат в офиса? Искате ли да знаете, когато напускат нощта? Ако е така, не търсете повече от онлайн версията на InOut Board.

InOut Board следи статуса на служителите (независимо дали са в офиса), присъствието, календарите и дори техните телефонни съобщения с помощта на свободен проследяващ агент на Windows. Инструментът включва и платформа за незабавни съобщения в цялата компания, така че служителите на вашата компания да могат да разговарят помежду си, без да използват услуги като AIM или Google Talk.

Веднъж разгърнати, InOut Board ще ви позволи да добавяте служители в системата и да започнете да проследявате техния статус. Когато служителите влязат в офиса сутринта, те могат да въведат кога са пристигнали и да използват InOut Board за постоянно актуализиране на системата за това, което се случва в техния ден. Мениджърите могат също тайно да проследяват статуса на служителите, за да се уверят, че работят и не правят неща, които не би трябвало да стоят в офиса. Тази функция не ни харесва.

InOut Board е идеален инструмент за проследяване за малка фирма, защото е лек и предоставя основната информация, изисквана от мениджърите. Онлайн версията е безплатна за 30 дни и ако решите да я използвате, ще трябва да платите $ 9.95 на месец за 10 потребителски лиценза или до $ 349.95 на месец за 2000 потребителски лиценза.

В момента за комуникация на служителите

Понастоящем, за липсата на по-добра аналогия, Twitter с групи, за бизнеса. Смятаме, че това е най-доброто от продуктите "работа Twitter".

Понастоящем фирмите разполагат с необходимите инструменти за създаване на собствени мрежи за микроблогиране в офиса и позволява на мениджърите да разделят всички потребители на групи. С други думи, компаниите могат да поставят мениджмънта в една група, а служителите на по-ниско ниво - в други, така че дискусиите могат да се провеждат между членовете, без да се притесняват от присъединяването на нежелани служители.

Веднъж разгърнати в офиса, служителите, които се регистрират за него, автоматично ще бъдат преместени в техните определени групи. Всички те могат да общуват на публичен форум, да се сприятеляват с други служители и да се радват на опит, който е подобен на Twitter. При тестването ми, създаването на групи и разговорите с други хора беше лесно и внедряването им не можеше да бъде по-лесно: потребителите трябва да се регистрират, да се присъединят към съответния фирмен профил и да са готови.

Но за разлика от Twitter, в момента не е задължително безплатно. Ако искате най-простият набор от функции, В момента няма да ви струва нищо. Но ако търсите разширени административни функции и възможността да инсталирате в момента локалната си мрежова инфраструктура, компанията таксува $ 1 на потребител на месец.

Окомплектована с обувки за всичките ви разписки

Един от най-важните аспекти на управлението на бизнес е да следите постъпленията, така че можете да сте сигурни, че в данъчното време сте готови да подадете точни данни. И Shoeboxed ще ви помогне да направите точно това.

Shoeboxed е уникален в този кръг, защото изисква нещо, което другите не правят: някои офлайн действия. За да използвате услугата, ще трябва да изпратите разписки или визитни картички на Shoeboxed чрез фирмената поща. След като фирмата получи вашите квитанции, тя ще ги сканира в профила ви и ще ги направи достъпни за вас онлайн, за да не ги загубите. Това е чиста идея и тази, която не бива да пренебрегвате, ако имате проблем да си спомните къде поставяте всяка разписка.

Но става по-добре. През последните седмици Shoeboxed е подписал сделки с компании като Evernote, FreshBooks и други, които ви позволяват да свържете вашите два акаунта и да изпратите вашите квитанции директно до гореспоменатите услуги. Изпратих няколко разписки на FreshBooks през Shoeboxed и разбрах, че от гледна точка на счетоводството, това е идеален начин да наблюдавам работата ми.

Подобно на другите, Shoeboxed предлага безплатна версия, ако искате по-малко функционалност и реклами, но това не е най-добрият вариант. Компанията предлага също така и леки, класически и бизнес версии, които се оценяват съответно на 9, 95, 19, 95 и 49, 95 долара. Всяка от тях предлага същите функции, споменати по-горе, но се различава в зависимост от лимита за броя на приходите, които компанията ще сканира. Използвам версията $ 19.95, тъй като тя е най-полезна за мен. Ако имате голяма компания, може би искате да обмислите използването на версията от $ 49.95.