Големи и малки организации разчитат на документи на Word, електронни таблици в Excel и презентации на PowerPoint, за да си свършат работата. В известен смисъл Outlook е беден братовчед на трите популярни офис приложения. Но истинската работна ръка в вездесъщия пакет на Microsoft е неприветливият мениджър на имейли / контакти / задачите.

Тези шест съвета за Outlook 2010, 2007 и 2003 ще ви позволят да харчите по-малко време за повторно отваряне на архивирани съобщения, бутане на паметта ви за напомняния, плъзгане на файлове, за да ги изпратите като прикачени файлове, добавяне на термини към проверка на правописа, изчистване на мястото в лентата на задачите и подобряване вашия списък с клавишни комбинации за спестяване на кликвания за Outlook.

Архивирайте съобщенията в папката си

Много хора нямат нужда да архивират електронната си поща в Outlook, вместо това да изтриват стари съобщения или просто да ги натрупват. Въпреки това, повечето организации определят размера на отделните акаунти в Outlook, така че може да получите известие от ИТ хората да архивират някои от старите ви имейли.

Архивирането може да попречи на раздуването на папки, но извличането на архивирани съобщения отнема повече време от повторното отваряне на неархивираните. Може да имате нужда от лесен достъп до съобщения, по-стари от настройката за автоматично архивиране на възраст от Outlook, от 6 месеца. Това е лесно да се забави всички архивиране на Outlook или архивирането на програмата на определени папки и съобщения.

(Имайте предвид, че функцията за почистване на Outlook 2010 автоматично премахва това, което идентифицира като излишни съобщения в избрани папки. Това не е същото като архивирането на стара електронна поща.)

За да активирате автоматичното архивиране на поща в определена папка, щракнете с десния бутон върху папката и изберете Свойства> Автоархив. По подразбиране архиваторът се изпълнява на всеки 14 дни и се прилага за съобщения, по-стари от шест месеца. За да промените настройките по подразбиране, изберете бутона Default Archive Settings (Настройки по подразбиране за архивиране), за да отворите диалоговия прозорец AutoArchive. Тук можете да промените честотата на архивиране, продължителността на съобщенията да останат неархивирани и местоположението на архивния файл.

За да персонализирате архивните настройки на една папка, щракнете с десния бутон върху него, изберете Свойства> Автоархив, изберете "Архивиране на тази папка, като използвате тези настройки" и направете своя избор. За да предотвратите архивирането на отделно съобщение, отворете го и щракнете върху Файл> Инфо> Свойства в Outlook 2010 и 2007 или Файл> Свойства в Outlook 2003. Поставете отметка "Не автоматична архивация на този елемент".

Направете вашите напомняния по-информативни

Outlook ви позволява да присвоите определени съобщения в категория с цветен код или да ги маркирате с последващо знаме. Дори и с тези визуални подсказки може да ви е необходима помощ, за да помните значението на съобщението. За да добавите описание, което се появява до знамето, когато отворите съобщението, изберете Следвай> Персонализиран и въведете дума или фраза за обяснение.

За да добавите напомняне, което също ще се появи във вашите задачи и календар, щракнете с десния бутон върху съобщението и изберете Следвай> Добавяне на напомняне. В полето "Флаг към" добавете описание на последващите действия. Този текст ще се появи в горната част на съобщението заедно с друга информация за напомнянето.

Най-бързият начин за изпращане на прикачен файл

Типичният подход за прикачване на файл към електронна поща е да се отвори ново съобщение, да се избере иконата на кламер и да се премине към файла в прозореца на папката, който се появява. Ако сте в Windows Explorer или в който и да е прозорец на папка, можете да щракнете с десен бутон върху файла и да изберете Изпрати до> Получател на поща, който отваря ново съобщение в програмата за електронна поща по подразбиране.

Може да спестите още повече време, като плъзнете файла директно във входящата кутия на Outlook, която също отваря ново съобщение с автоматично прикачен файл.

Персонализирайте проверката на правописа на Outlook

Правописните грешки са напълно непрофесионални, което прави функцията за проверка на правописа на Outlook незаменима за повечето хора. Нито един речник за проверка на правописа не включва всички думи, които вероятно ще използвате редовно във вашите съответствия. Можете да направите проверката на правописа на Outlook по-точна, като добавите имена и термини, които често използвате. В Outlook 2010 и 2007 изберете Файл> Опции> Поща> Правопис и Автокорекция> Персонални речници> Редактиране на списък с думи. Добавете новите си думи един по един и кликнете два пъти върху OK.

В Outlook 2003 щракнете върху Инструменти> Опции> Правопис и изберете бутона Редактиране под "Редактиране на потребителски речник". Щракнете върху предупреждението, ако е необходимо, добавете новите термини към файла Custom.dic, щракнете върху File> Save и след това File> Exit. (Добре, този съвет може да не ви спести много време, но може да ви накара да изглеждате по-добре.)

Microsoft предоставя повече информация за персонализираните речници в Outlook и други приложения на Office 2010 на сайта за поддръжка на Office.

Минимизирайте Outlook в областта за уведомяване

По средата на работния ден вашата лента на задачите може да бъде пренаселена с минимизирани приложения, дори ако изберете опцията за групиране на множество отворени прозорци по програма. (За да зададете тази опция, кликнете с десния бутон на мишката върху лентата на задачите, изберете Свойства> Лента на задачите и изберете „Винаги комбинирай, скрий етикетите“ в падащото меню до „Бутони на лентата на задачите“.)

Можете да извадите Outlook от микса на лентата на задачите, като поставите минимизираната икона само в областта за уведомяване. За да направите това, щракнете с десния бутон върху иконата на Outlook в областта за уведомяване и изберете Скрий при минимизиране. Оттогава Outlook ще минимизира само областта за уведомяване, а не в лентата на задачите.

Преминете бързо към друго приложение на Office

Ако имате отворено едно Office приложение, вероятно ще трябва да направите някаква работа в друга. Можете да отворите нов документ на Word, електронна таблица на Excel, презентация на PowerPoint или друг тип файл от Outlook, като натиснете Ctrl + Shift + H. Тази клавишна комбинация отваря диалоговия прозорец Нов документ на Microsoft Office. Просто изберете желания тип файл и щракнете върху OK.

Сайтът на Microsoft Office изброява десетки клавишни комбинации за Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook 2003. Ето тези команди за електронна поща:

Превключване към Вх. Поща: Ctrl + Shift + I

Превключване към Изходящи: Ctrl + Shift + O

Изберете профил, за да изпратите съобщение от: Ctrl + Tab (фокусиране върху линията To), след това върху бутона „Профили“

Изпрати: Alt + S

Отговорете на съобщение: Ctrl + R

Отговор на всички на съобщение: Ctrl + Shift + R

Маркирайте съобщение като несъдържащо: Ctrl + Alt + J

Показване на блокираното външно съдържание (в съобщение): Ctrl + Shift + I

Публикуване в папка: Ctrl + Shift + S

Проверете за нова поща: Ctrl + M или F9

Преминете към следващото съобщение: Стрелка нагоре

Преминете към предишното съобщение: стрелка надолу

Отидете в горния ред (съобщение или заглавие на групата): Alt + стрелка нагоре

Отидете на реда под съобщението или заглавието на групата: Alt + стрелка надолу

Съставете ново съобщение: Ctrl + N

Отворете получено съобщение: Ctrl + O

Показване на адресната книга: Ctrl + Shift + B

Конвертиране на HTML или RTF съобщение в обикновен текст: Ctrl + Shift + O

Добавяне на бързо обозначение към съобщение: Вмъкни

Покажете диалоговия прозорец Flag for Follow up: Ctrl + Shift + G

Маркирайте като прочетени: Ctrl + Q

Показване на менюто за изтегляне-снимки, промяна на настройките за изтегляне или добавяне на подател към списъка с безопасни податели: Ctrl + Shift + W