Малко бизнес ресурси са толкова ценни, колкото и вашият списък с контакти. Не е чудно, че компании като Twitter и iPad продавачите на пътя се опитват да се докоснат до контактите на своите клиенти - с или без изричното им разрешение.

Свързани истории

• Обединете контактите си в Gmail и iPhone
• Синхронизиране на контакти и календари между Outlook, Gmail и iPhone
• Синхронизирайте контактите между Thunderbird, Google
• Автоматично синхронизирайте контактите на Gmail и Outlook
• Помощната програма обединява дублирани контакти на Outlook

Контактите са като зайци: те са склонни да се размножават, когато се събират.

През изминалата година моят Gmail списък с контакти се е увеличил с 50%, да не говорим за многото актуализации и промени в съществуващите записи. Програмите за синхронизиране на контактите обещават да поддържат актуалната информация в многобройни адресни книги, но програмите, които съм опитвал, създават толкова много дублирани записи, че са повече проблеми, отколкото си струват.

Можете да спестите време в дългосрочен план, като направите ръчно докосване до един главен списък с контакти и след това изнесете актуалната адресна книга в другите си устройства. Започнете с почистване на контакти в Gmail или Outlook, преди да импортирате списъка в iPad, iPhone или онлайн адресната си книга.

Премахване на дубликати, опресняване на остарелите контакти в Gmail и Outlook

Сайтът за поддръжка на Microsoft Office описва опциите за работа с дублирани записи, когато импортирате списъци с контакти в Outlook. След като дубликатът е в списъка, трябва да ги изтриете ръчно, като ги сортирате по име, адрес на електронна поща или друго поле, като Ctrl изберете дублиранията и натиснете Delete.

Gmail автоматизира премахването на дублиращи се контакти. Кликнете върху Още в прозореца "Контакти" и изберете "Намерете и слее дубликати". Появява се прозорец с дубликати. Кликнете върху бутона „Обединяване“, за да съчетаете информацията в дубликатите в отделни записи за всяко име или имейл адрес. В зависимост от броя и съдържанието на контактите, получените записи могат да повтарят една и съща информация в няколко полета.

Когато стартирах отстраняването на дублирания от Gmail, моят списък с контакти беше намален наполовина до 625 записа. Отне около половин час ръчно изтриване на останалите дубликати и премахване на осиротели записи. След това списъкът се намираше на около 600 адреса. Прекарах още 30 минути в актуализирането на информацията с нови и променени телефонни номера и адреси от моя iPhone, където се записват повечето промени.

Накрая кликнете върху Още> Експортиране, изберете групата, която искате да експортирате в падащия списък в горната част на прозореца, изберете един от трите формата за експортиране (Google, Outlook или VCard за адресни книги на Apple и други приложения), и щракнете върху Експортиране.

Както споменах по-горе, на Outlook липсва автоматичен начин за изтриване на дублиращи се записи, въпреки че добавките, като например безплатния Duplicate Items Remover обещават да свършат работата. (Писах за ODIR в публикация от юни 2008 г.)

Вероятно ще отделяте повече време и усилия, за да изтеглите и инсталирате добавка, отколкото бихте изтрили ръчно дублиращите се контакти на Outlook, като използвате метода на сортиране и натискане на Ctrl. След това актуализирайте контактите с новите записи и променената информация от телефона си или където и да записвате нови номера и адреси, когато научите за тях.

За да експортирате контактите на Outlook, щракнете върху Файл> Импортиране и експортиране и стъпка през съветника, както е описано на сайта за поддръжка на Microsoft.

Преместете новия си списък с контакти на iPhone или iPad чрез iTunes

За да добавите контакти, експортирани от Outlook или Gmail в iPhone или iPad, свържете устройството към компютър или Mac, отворете iTunes, изберете устройството в левия панел и кликнете върху раздела Инфо. Опциите в „Контакти за синхронизиране на адресна книга“ ви позволяват да синхронизирате някои или всички контакти с Google или Yahoo. Под Разширени в долната част на екрана има опция за замяна на контактите в устройството със списъка от компютъра.

Смяната на контактите с iPhone / iPad с чистата версия на PC или Mac избягва дублиранията, които в крайна сметка са резултат от синхронизиране на различните списъци - поне повечето от дублиращите се. При тестване на тази функция открих, че винаги има един или два повече записа на iPad или iPhone, отколкото в оригиналния списък.

Ако имате акаунт в iCloud, можете да настроите iPhone или iPad да синхронизират контактите с тези услуги чрез опциите за настройки на устройството. Изберете Mail, Contacts, Calendars и изберете Add Account. Изберете iCloud, въведете информацията за профила и преминете през съветника за регистрация. Изберете услугите, които искате да активирате (включително Контакти) и натиснете Запиши.

Не успях да постигна целта си да имам идентични списъци с контакти в Gmail, Outlook, адресна книга на моя Mac, моя iPhone и iPad, но дойдох доста близо: когато бях приключила с три часа почистване, изнасях и импортирането на петте хранилища имаше между 597 и 605 записа. Това са цифри, с които мога да живея.