Електронната поща е най-големият бустер за производителност на офиси след изобретяването на телефона. Електронната поща е най-голямата загуба на работно време след изобретяването на кафемашината.

Напоследък се облягам на последното. Изчислявам, че само едно от всеки пет съобщения, които го правят чрез филтъра за спам в Gmail в моята пощенска кутия, си струва времето, необходимо за отварянето и четенето им.

Свързани истории

• Обединете контактите си в Gmail и iPhone li>
• Синхронизиране на контакти и календари между Outlook, Gmail и iPhone
• Обединете контактите си в Outlook и Gmail
• Запазете имейл адреса на Outlook на вашия твърд диск
• Премахнете прикачените файлове от електронната си поща в Outlook

Това не включва спамът, който Gmail автоматично идентифицира и блокира, което през последните години е спаднало от повече от 90% от всички съобщения, изпратени до малко над 70%, според Symantec.

Това е все още много неща, които запушват Net-o-сферата и ненужно разширяват нашите работни дни. Ето как да прекарвате повече време в общуване и по-малко време да се борите с имейл акаунта си.

Лесни транскрипции с глас към електронна поща чрез Google Voice

Двете най-очевидни алтернативи на електронната поща са старият, надежден телефон и не толкова старото, не толкова надеждно съобщение. Телефонните обаждания и УИ не осигуряват полу-постоянен запис, който предлагат темите за електронна поща, въпреки че повечето водещи чат услуги и IM-агрегатори, като безплатния клиент с отворен код Adium, ви позволяват да поддържате дневник на вашите разговори.

Съобщения във Facebook и Google Чат ви позволяват да преглеждате (и изтривате) историята на съобщенията. Съобщение Twitter Direct запаметява последните ви 100 съобщения, изпратени и получени чрез тази услуга, според Помощния център на Twitter.

Приложението Dragon's Dictation за iPhone, iPad и iPod Touch ви позволява да записвате гласово съобщение и да го конвертирате в текст, който можете да изпратите по електронна поща. (Подобни продукти се предлагат от компанията за телефони с Android и BlackBerry.)

Можете да направите същото преобразуване на глас към електронна поща от всеки телефон, като се обадите на своя номер в Google Voice. Услугата автоматично преписва гласовото ви съобщение и след това ви позволява да изпратите по електронната поща транскрипцията. След като оставите съобщението на себе си, отворете профила си в Google Voice, кликнете върху Още в долната част на съобщението и изберете Имейл.

По подразбиране транскрипцията по електронна поща ще включва консервирано съобщение за записа и препис, както и връзка към оригиналния запис на глас. За да изпратите само транскрипцията, въведете адреса на електронната поща на получателя, махнете отметката от опцията за включване в долната част на прозореца за изпращане и изберете и изтрийте консервираното съобщение.

Качеството на транскрипционния двигател на Google Voice е „хит-и-пропускай“, но повечето са поне разбираеми (макар и понякога хумористични). Макар че не е задължително да искате да изпратите такава транскрипция на потенциален клиент или работодател, преобразуването на глас в текст е подходящо за повечето ежедневни комуникации.

Услугите с кратки съобщения не си струват усилията

Колкото по-дълго е-мейл съобщението, толкова по-малко вероятно е получателят да го прочете. Услугата Shortmail ограничава съобщенията до 500 знака, което е повече от три пъти лимита на дължината на Twitter, но все още е доста оскъден, особено за многобройните имейли като вашите истински.

Моето говеждо с услугата не е ограничението за дължината на съобщението, а изискването да използвате още един e-mail адрес, този с URL „shortmail.com“. Можете да използвате потребителското си име в Twitter и да влезете в услугата с идентификационните си данни за Twitter, които автоматично импортират контактите ви в Twitter. Можете също да импортирате контакти от други уеб услуги.

Пакет от услуги, наречени two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es и five.sentenc.es, се възползват от финия подход за насърчаване на краткостта на електронната поща. Сайтовете ви молят доброволно да ограничите съобщенията си до този брой изречения и да поставите връзка към сайтовете, за да обясните ограничението на изречението и да поискате получателите да приемат ограничението за дължина.

Аз съм склонен да позволя на писателите по електронната поща да продължат, докато искат да знаят, че ще прочета по-голямата част от посланието им, както ми се струва полезно или интересно, и ще прескоча останалите. По същия начин хората, които изпращам по електронната поща, са свободни да игнорират някои или всичките си послания. Не е така, че ние се зареждаме от думата (поне още не).

Изолирайте вътрешните съобщения на организацията

Както споменах по-горе, Facebook, Twitter и други популярни социални мрежи ви позволяват да изпращате съобщения до отделни приятели и последователи. Основното предимство на съобщенията в социалните мрежи е удобството да се свържете с някого, без да се налага да влизате в друга услуга или, ако вече сте влезли, трябва да прескачате между прозорците на браузъра. Основен недостатък е да съхранявате съобщенията си на няколко различни места.

Това обаче не е толкова голям проблем за хората в организацията. Приятел, който работи за популярна услуга за уеб-ресторант-резервации, се е похвалил, че пощенската кутия на фирмения му имейл акаунт е почти празна. Това е така, защото услугата наскоро премина към "корпоративна социална мрежа" за всички свои вътрешни комуникации.

Две от най-популярните такива услуги са Yammer и Salesforce.com. И двете услуги използват собствения URL адрес на организацията и се предлагат в безплатни и платени версии. И двамата също така обещават да излязат отвъд простото изпращане на съобщения, за да улеснят използването на колективния мозък на вашата компания.

Както при всяка нова услуга, която обещава да увеличи производителността на вашата група, ключът е да накараш хората да го използват. За много работници всичко, което ще намали времето, което те прекарват от изчистването на детрита от входящата си поща, ще си струва да опитате.

Изглежда, че денят не минава без въвеждането на нов начин за достигане до хора - самостоятелно или в групи - както и за споделяне на файлове, координиране на проекти и публикуване в блогове, наред с други дейности. Нищо не е дошло все още, че го прави по целия начин на електронната поща. Един ден електронната поща ще върви по пътя на перото, но все още не. Дотогава ще продължаваме да търсим начини да гарантираме, че технологията работи за нас, а не срещу нас.