Ако някога сте изпращали лично имейл до непреднамерено лице или сте забравили да включите прикачен файл в електронна поща, не сте сами.

Ето девет съвета за избягване на обикновена електронна поща:

1. Забравяне на прикачени файлове

"Прикачих документа за преглед." - Опа, не, не. Забравянето на прикачени файлове е толкова често срещано, че забраненият детектор на прикачените файлове на Google премина от Google Labs като постоянна функция в Gmail. Най-добрият начин да избягвате да забравите да включите прикачени файлове, дори ако използвате Gmail (забравеният детектор на прикачен файл не е сигурен), е да прикачите файла, преди да започнете да съставяте електронната си поща. Ако изчакате, докато сте написали електронната си поща, мозъкът ви може да премине към следващата ви задача и да забравите за привързаността.

2. Слепите въглеродни копия

Вероятно сте свикнали да изпращате хора, за да поканите сътрудничество в работата. Но понякога Ск: е по-добрият вариант. Използвайте сляпо копие, когато изпращате по електронна поща списък на хора, които нямат нищо общо един с друг. Например, ако изпращате бюлетин, обичайно е да го изпратите на себе си и на СК: получателите. Хората могат да защитят имейл адресите си и не искат те да се рекламират на всички в масов списък с електронна поща. Ако получите имейл от подател, който е трябвало да използва СКЦ :, е възможно да предложите функцията, без да звучи като идиот. Старшият редактор на CNET Лори Грунин препоръчва лек отговор като: "Не мисля, че искаш да изпратиш това на всички. Знаеш ли, че можеш да скриеш адресите с СКС:?".

3. Емоционални или пияни електронни писма

Изпращането на имейл, когато сте прекалено емоционални или дори пияни, може да се върнете да ви преследва. За потребителите на Gmail, които мислят, че след няколко напитки пишете най-добрите си имейли, помислете дали да не активирате пощенските очила в Labs. Ако сте достатъчно трезвен, за да отговорите на няколко въпроса по математика, тогава е добре да отидете. Всички ние можем да се възползваме от някои емоционални най-добри практики за електронна поща: когато почувствате желание да изпратите емоционална електронна поща, продължете напред и го напишете, за да пуснете малко пара. Запазете електронната поща като чернова, след което изчакайте 24 часа, преди да натиснете „Изпращане“. Вероятно значително ще редактирате оригиналния си имейл или ще го изтриете напълно. И ще се радваш, че чакаш.

4. ВСИЧКИ КАРТИ

Този етикет върха наистина се отнася за всичко в интернет. Писането във всички шапки се среща като викане и никой не иска да вика. Освен това е трудно да се прочете нещо написано във всички шапки. Google искаше да освободи света от всички капачки толкова зле, че изцяло пропуснаха клавиша Caps Lock на своите Chromebook.

5. Проверете двойното автоматично довършване

Автоматичното довършване може да бъде много полезно, но изпращали ли сте някога имейл до грешен Ed, Jen или Bob? Уверете се, че автодовършването е попълнено от десния получател, преди да натиснете бутона Изпращане.

6. Не разчитайте само на проверка на правописа

Вашият браузър или приложение за електронна поща може да извърши добра проверка на правописни грешки, но винаги трябва да проверявате имейлите си за граматика. Също така имате възможност да копирате електронната си поща в Microsoft Word или подобно, да проверите граматиката и да я поставите обратно в програмата за електронна поща.

7. Емотикони и стенография в интернет

Емотиконите са сладки и могат да помогнат да се предаде хумор, тъга, шок или друга емоция, която може да бъде трудно да се възприеме по друг начин. Включването им в електронните съобщения обаче не е добра идея. Ако стане очевидно, че обменът приема по-небрежен тон и другият човек ги използва свободно, отидете за него, но не повтаряйте всяко изречение с усмивка. Същото важи и за стенографиране в интернет, като LOL, ROTFL и OMG.

8. Подредете нишките на имейлите

Е-мейлите напред и назад могат да доведат до доста дълъг път на препращане и изпращане на имейли. Помислете ги за най-новите няколко имейла. Огромната нишка за електронна поща изглежда объркана и може да накара читателя да се почувства претоварен. Също така искате да избегнете случайно препращане на нишката към някой, който не е трябвало да бъде запознат с някои от предишните борси.

9. Отмяна (Gmail)

Ако сте потребител на Gmail, изключително полезна функция е функцията за отмяна. Можете да отмените изтриването, архивите, етикетите и др., Но най-полезен е Undo Send. Undo е последната Ви защита срещу много от горепосочените грешки. Активирайте я в „Настройки“ в „Лаборатория“. След това преминете към Общи настройки и задайте периода на анулиране на 5, 10, 20 или 30 секунди. Ако не сте потребител на Gmail, помислете за попълване на полето „До:“ точно преди да сте готови да го изпратите. Това ще ви помогне да избегнете случайно изпращане на имейла. Ако сте потребител на Mac, проверете съветите на Topher Kessler за предотвратяване на случайни имейли с OS X Mail.

Това е. Ако искате да споделите някакви добри имейли, моля, публикувайте ги в коментарите по-долу.