Офис апартаментите са изминали дълъг път по отношение на съвместимостта от преди пет и десет години. По-рано документ в един офис пакет рядко се отваряше правилно в приложението за офис на състезатели, или ако можеше, той беше gobbledygook и нечетлив. Дори различни версии на Microsoft Office не можеха да разговарят правилно.

Бавно това се е променило и днес е възможна съвместимостта на файлове между приложения като Office, iWork, Open Office и дори онлайн апартаменти от Google и Zoho, за да назовем само няколко. Обаче, процесът не означава, че няма няколко препятствия. В тази статия ще се съсредоточим върху съвместимостта с iWork 08 и Office 2007 (Windows) и Office 2008 (Mac), но можете да използвате някои от същите тези съвети и да ги приложите към другия любим офисен пакет.

PDF | Страници и Word | Числа и Excel | PowerPoint и Keynote

В левия ъгъл имаме iWork, офисният пакет от приложения на Apple, който включва текстов редактор наречен Pages, приложение за електронни таблици, наречено Numbers, и част от софтуера за презентация, наречена Keynote. В десния ъгъл е звездният офис от Microsoft с Word, Excel и PowerPoint.

За съжаление 100% гаранции не могат да бъдат дадени, че документите ще изглеждат точно по същия начин, докато споделят между двете приложения. Ако редовният ви обмен на бизнес документи трябва да бъде точен, това ще се превърне в трудност и може да искате да помислите за стандартизиране или на iWork, или на Microsoft Office, или на някой от другите налични офис комплекти.

Казвайки това, може дори да нямате избор да използвате iWork или дори Office за Mac. Платформата Apple понастоящем не поддържа функционалности като VBA макроси, Pivot Tables, нито някои персонализирани бек-оф офис приложения, изградени в Visual Basic. В тези случаи ще имате ограничени възможности, но ще използвате Windows версия на Office. Ако сте мощен потребител, може да искате да опитате да пресъздадете макроси в iWork с помощта на AppleScript, но това е неприятен процес и няма текущ начин да ги автоматизирате или превеждате, освен ръчно.

Макар че има такива минни продукти за производителност, които да са наясно, това не означава, че не можете да споделяте ефективно документите си. Ето как:

Когато имате съмнения, използвайте PDF

Когато споделяте документ и не е необходимо да се променя от получателя, най-добрият начин за споделяне на файловете е превръщането им в PDF. Това е лесно както в iWork, така и в Microsoft Office и е най-добрият начин да се гарантира, че файловете ще бъдат съвместими с почти всеки компютър.

В PDF документ в iWork е подобен в Pages, Numbers и Keynote. Кликнете върху Файл -> Експортиране -> PDF. Всяко приложение има различни опции за експортиране, но всички те имат PDF.

За да PDF документ в приложение на Microsoft Office за Mac, като Word, PowerPoint или Excel, просто кликнете върху Файл -> Запиши като -> Изберете PDF от падащите опции. Версията на Windows не е толкова приятелска и ще изисква Adobe Acrobat, или нещо подобно доPDF, като и двете ще инсталират виртуален принтер. След това можете да създадете PDF файла, като отворите File -> Print и изберете Acrobat или еквивалентен принтер и файлът ще бъде експортиран.

Проблемът с PDF документите е, че макар да могат да стандартизират външния вид и усещането на даден документ, му липсва възможност за сътрудничество и промяна на документи.

Съвместимост на файловете

Ако ще споделяте и си сътрудничите с iWork 08 и Microsoft Office 2007 (Windows) или Mac Office 08, важно е да знаете как работят двете програми. При импортиране на файлове по подразбиране на Microsoft Office 2007 и Mac Office 08 (отворени XML файлови формати с разширения като .pptx, docx и .xlsx) iWork ще импортира файловете и ще докладва автоматично за несъвместимости. Въпреки това iWork не може да запазва или експортира документи обратно в този Open XML формат, а може да се експортира обратно само в предишни формати на Office, като .doc, .ppt и .xls.

По подразбиране Microsoft Office не може да чете iWork 08 файлове, трябва първо да ги експортирате в .doc, .ppt и .xls файл, преди да се опитате да споделите тези документи. Това може да се направи в страници, числа и ключова дума, като щракнете върху Файл -> Експорт -> и изберете съответно Word, PowerPoint или Excel.

PDF | Страници и Word | Числа и Excel | PowerPoint и Keynote

Споделяне на файлове между страници и Word

Като основно правило, ако имате прост документ, създаден в Word, той ще се появи по подобен начин в Pages. Докато видът и усещането могат да бъдат същите, процесът на превод всъщност превръща документа на Word в документ от страници под капака. Това създава някои странности за документи на Word, първоначално използващи Word Art, определени стилове на шрифтове, а понякога и интервали от линии.

За да коригирате проблемите с интервалите между редовете, кликнете върху текста инспектор в страници и се уверете, че разстоянието е посочено в пиксели.

По подобен начин при експортирането на документи от страници в Microsoft Word не всички стилове ще се показват добре в Word. Това е особено вярно при използването на графични характеристики, текстови полета и форми. Това обаче не е всичко, което е гибел и мрак. Повечето функции ще работят добре или ако страниците имат проблеми с интерпретирането на данните в Word, ще се появи предупреждение за това.

Едно от най-големите бъгове е, че страниците и Word документите могат правилно да виждат вградените електронни таблици и диаграми един от друг. В нашите тестове се опитахме да очертаем някои прости данни и видяхме, че електронните таблици изглеждаха напълно различни във всяко приложение. За най-добри резултати трябва да обмислите да направите снимка на сложна визуализация на данните, само за да се уверите, че тя изглежда еднакво и в двете приложения.

Най-добрият съвет за споделяне между документи от страници и Word е да се използва стандартно форматиране без измислено оформление и да се използват минимални Word Art и графични функции.

PDF | Страници и Word | Числа и Excel | PowerPoint и Keynote

Сътрудничество между числа и Excel

Числата и Excel са двете електронни таблици, но с два доста различни двигателя под тях. Те са, както се казва в Югоизточна Азия "същото, но различно". Excel има по-мощен двигател, който може да се справя с по-сложни операции и интеграция с бек-енд системи, управлявани от база данни. Числата са по-скоро насочени към основно счетоводство и броене на боб, но превъзхождат (не са предназначени) за показване и експортиране на графики и графично представяне на данни.

При споделяне на документи на Excel с потребители на Numbers един от най-големите проблеми може да възникне, ако се опитате да импортирате някои статистически и инженерни функции. Това няма да засегне по-голямата част от потребителите, които използват електронни таблици за счетоводни измервания, но може да искате да проверите отново всички сложни функции с получателите, за да се уверите, че вашите номера съвпадат. За щастие, проблемът е очевиден при отварянето на Numbers - клетките се маркират, когато не се изпълнява функция от импортиран документ.

Когато импортирате големи Excel файлове и се опитвате да ги отворите в Numbers, някои потребители са се сблъскали с проблема на техния Mac, който няма достатъчно свободна памет. Ако това се случи, уверете се, че само едно минимално количество приложения е отворено едновременно и ако това не работи, може да се наложи да надстроите вашата RAM. Като груб мащаб, компютър с 512MB RAM ще има максимум около 53 687 клетки в документ на Excel.

Отварянето на файлове, защитени от защитните функции на Excel, може да има странни резултати. Ако работната книга е защитена с парола, тогава ще се появи съобщение за грешка. Защитените с парола клетки, внесени от Excel, могат да работят, но ще изглеждат празни. Ако искате лесно да споделите документ, най-добре е да изключите тази функция от Microsoft. За да направите това, отворете файла в Excel и отидете на Инструменти -> Защита -> и изберете отключване на работната книга. Само оригиналния автор ще може да отключи защитата с парола.

От другата страна има няколко грешки при отварянето на документите на Apple's Numbers в Excel. Не забравяйте, че не можете директно да отворите документ с номера в Excel, ще трябва да го експортирате като .xls файл. Когато отваряте този .xls файл в Numbers, може да забележите разлика в начина на представяне на данните. Например, можете да видите файл с много работни листове вместо с таблици на един лист, както го виждате с Numbers. Заобиколно решение е да поставите данните си в една таблица в Numbers и след това да ги експортирате. По този начин можете ясно да виждате данните си в няколко работни листа в Excel.

По време на процеса на експортиране Числата автоматично ще създадат прозорец за прегледи, за да покажат потенциални проблеми при отваряне на документа в Excel. Макар че много от тях ще бъдат замествания, важно е да се има предвид какво и как Numbers изнася данните.

Споделянето на данни между числата и Excel и запазването на целостта на документа е най-трудното в този тест за офисния пакет. Ние силно препоръчваме първо да създадете документи в Microsoft Excel и да работите с един .xls формат. Това ще намали несъвместимостта на данните и визуалните елементи между двете програми.

PDF | Страници и Word | Числа и Excel | PowerPoint и Keynote

Споделяне на презентации между PowerPoint и Keynote

Споделянето на презентации и сътрудничеството между тези две програми е възможно, стига да поддържате минимум мултимедия, преходи и автоматични функции.

Две бързи съвети, които вече научихме, също могат да бъдат използвани тук. Първо, опитайте се да не използвате Word Art в PowerPoint. Keynote ще се опита да съчетае шрифта Word Art, но ако не е наличен, той ще постави заместител, който може да направи презентацията ви аматьорска. На второ място, първо създайте основния документ в PowerPoint, ако е възможно. Това ще намали несъответствията при импортирането и експортирането, ако запазите документа си в .ppt файл.

Ако ще използвате видео във вашите презентации, тогава най-добрият вариант за съвместимост на двете програми е Flash. Съобщава се, че Flash е инсталиран на 97% от всички компютри и може лесно да се разглежда в почти всеки браузър. Но следващата най-добра опция е Quicktime, която се поддържа от Mac и PC компютри. Flash може да се използва и за управление на аудиото в двете среди, но открихме, че опциите за звука по подразбиране работят добре между двете приложения.

Преместванията на слайдове и текстовете, които летят и излизат заедно с изображенията, летящи в презентация, могат да изглеждат доста, но не винаги са прехвърлени между PowerPoint и Keynote. Като общо правило за споделяне на документи трябва да създадете основни преходи, да се опитате да изключите всякакви автоматизирани функции и да ги поддържате прости.

Докато преди това заявявахме, че PDF е най-съвместимият формат за експортиране на документи, има няколко допълнителни опции за презентации, които ще запазят интерактивността, зададена в Keynote или PowerPoint. Като интерактивна платформа тези презентации могат да бъдат експортирани в Мрежата, филмов файл, изображения, Flash и дори iPod. Просто изберете най-добрата платформа за вашата аудитория.

Възможно е да сме отблъснали някои от начините, по които тези две програми не работят заедно и как да минимизират неточностите в данните, но те играят заедно сравнително добре извън полето. Въпреки това, тези малки неща не работят, което ще се превърне в бъгърс за споделяне на документи между iWork и Office, или ще прекъсне тази критична презентация. За най-добри резултати за съвместимост най-добре е да използвате метода KISS (дръжте го просто, глупаво) или просто да стандартизирате документите си под iWork или Office.

Като странична бележка, не се страхувайте да използвате безплатни алтернативи като Open Office, която е достъпна за Windows, Mac и Linux или приложения на Google, които изискват само браузър, който да работи.