Малко ресурси на компютъра ви са по-ценни за работата ви, отколкото за списъка с контакти. За съжаление, контактите също са сред най-трудните средства за поддържане.

Наскоро един читател на име Алън постави този въпрос:

Аз и моите двама сътрудници използваме Microsoft Outlook за нашите продажби. В момента поддържаме три отделни бази данни за контакт. Бихме искали да обединим нашите бази данни в такава, която всички трима от нас да имат достъп, да променят и актуализират при необходимост. Има ли процес / софтуер, който можете да препоръчате, за да постигнете това?

Ако нямате нищо против ръчния подход, Outlook ви позволява да експортирате вашите контакти като PST файл, който вашите колеги могат да импортират в своите Outlook акаунти. Всеки потребител все още има свой отделен списък с контакти, до който другите потребители имат достъп от профила си в Outlook, така че няма реално синхронизиране.

Разбира се, промените, които всеки човек прави в своя списък с контакти, няма да бъдат видими за останалите потребители, докато PST файлът не бъде реекспортиран с актуализираната информация и след това повторно импортиран от всеки друг потребител. Автоматично синхронизиране на един списък с контакти между много потребители на Outlook (разбира се, без сървър за Exchange) изисква програма като ShareO от $ 35 за 4Team, която се предлага в 14-дневна безплатна пробна версия с ограничена функция.

ShareO ви позволява да споделяте и синхронизирате всяка папка на Outlook без да използвате Exchange сървър. Програмата работи с всички версии на Outlook от 2000 до 2010 г., но работи само на компютри с Windows. Компанията предлага и програма за ShareContacts на стойност $ 25, която синхронизира само Outlook контакти. Изпробвах по-пълнофункционалния ShareO.

Подходът за експортиране / импортиране на споделяне на контакти в Outlook

Трите компютъра в домашния ми офис имат инсталирани три различни версии на Outlook. Работният компютър работи с Outlook 2003 и има 414 контакта, резервната система използва Outlook 2007 и има само 42 записа в списъка с контакти, а тестовият компютър има инсталация по подразбиране на Outlook 2010 с нула контакти.

Отне само няколко минути да се експортират контактите на работния кон като Outlook PST файл и да се импортира файлът в резервните и тестовите компютри. За да експортирате контакти от Outlook 2003 и 2007, щракнете върху Файл> Импортиране и експортиране. В Outlook 2010 щракнете върху Файл> Отваряне> Импортиране. И в трите версии изберете „Експортиране във файл“ в „Избор на действие за изпълнение“ в съветника за импортиране и експортиране и след това щракнете върху Напред.

Под „Създаване на тип файл“ изберете Файл с лични папки (.pst) или Outlook Data File (.pst), в зависимост от вашата версия на Outlook и щракнете върху Напред. Изберете папката „Контакти“ в „Изберете папка за експортиране от“, поставете отметка или махнете отметката от „Включване на подпапки“, ако е необходимо, и изберете „Напред“ отново.

Дайте на файла уникално име, щракнете върху бутона Преглед и изберете място за съхраняване на експортирания файл с контакти (или приемете местоположението по подразбиране, което Outlook избира за вас). По подразбиране се избира опцията за замяна на дубликати с експортирани елементи. Можете да разрешите дублирания или да изключите дублиращи се записи от експортирания файл. Накрая щракнете върху Готово.

За да импортирате контактите в друг профил в Outlook, влезте в профила и изберете Файл> Импортиране и експортиране (Outlook 2003 и 2007) или Файл> Отваряне> Импортиране (Outlook 2010). Изберете "Импортиране от друга програма или файл" в Избор на действие за изпълнение и щракнете върху Напред. Щракнете върху Файл с лични папки (.pst) или Outlook Data File (.pst), в зависимост от вашата версия на Outlook и щракнете върху Напред.

В прозореца "Файл за импортиране" кликнете върху Преглед и преминете към PST файла, който сте експортирали в предишната стъпка. Изберете папката "Контакти", поставете отметка "Включи подпапки", ако е необходимо, изберете "Импортиране на елементи в текущата папка" и щракнете върху Готово.

Добавката на Outlook синхронизира споделените списъци с контакти

Процесът на ръчно импортиране и експортиране за контакти (и други папки с данни на Outlook) е достатъчен за един потребител, който просто иска да има достъп до същия списък с контакти в няколко подпрофила на Outlook, но няма да отговори на нуждите на двама или повече хора, които искат да комбинират отделните им бази данни за контакт в едно хранилище, без да използват Exchange сървър.

Добавката на ShareO за Outlook обещава да синхронизира няколко папки с контакти (и други папки на Outlook) сред група потребители. Тествах програмата, като споделих папка с повече от 400 записа между три профила в Outlook, използвайки съответно Outlook 2003, 2007 и 2010. Програмата също така ви позволява да споделяте и синхронизирате електронна поща, календари, задачи и други папки на Outlook, но тествах само с контакти.

След като изтеглите и инсталирате добавката, тя поставя опция ShareO в главното меню в Outlook 2003 и в лентата на Outlook 2007 и 2010.

За да експортирате контактите си в друг профил в Outlook, изберете папката Контакти (или всяка друга папка, която искате да споделите) и щракнете върху Споделяне в менюто на ShareO, за да отворите съветника за споделяне на програмата. Щракнете върху бутона плюс и въведете името и адреса на електронната поща на получателя, или изберете записа от лицето, ако сте споделили с тях по-рано, и щракнете върху Напред.

Свързани истории

• Светът може да е луд, но Outlook за Mac е заседнал на земята
• Как да синхронизирате електронната поща на Outlook.com с iOS
• Преместете пощата си в Outlook.com

На следващия екран проверете елементите, които искате да споделите, и щракнете отново върху Напред. (Имайте предвид, че филтрите на ShareO за ограничаване на елементите, които споделяте, не работят в пробната версия.) Изберете опцията за допълнително споделяне, за да получите достъп до повече контроли за споделяне. След като сте преминали през съветника, щракнете върху Готово, за да започнете експортирането на папката.

В зависимост от размера на папката, може да отнеме няколко минути за опаковане и доставка на информацията. Когато получателят (който също трябва да има инсталиран ShareO), получи папката, той е инструктиран да избере дестинация за него или може да отхвърли папката. Програмата идентифицира дублиращи се записи и поставя потенциалните конфликти в отделна папка за преглед.

Получателят също така се предупреждава за наличието на дублирани записи и му се дава възможност да преглежда и разрешава конфликтите. За да синхронизирате споделена папка, просто кликнете върху бутона Sync в менюто ShareO. ShareO ви позволява да създавате споделени папки, които могат да се видят от хора, които нямат инсталиран ShareO. Не тествах тази функция.

Можете да попречите на споделянето на частни елементи и по друг начин да персонализирате информацията, която споделяте с другите. Когато споделяте календари, можете да укажете свободното и натоварено време, без да се налага да предоставяте подробности, например (това е друга характеристика на програмата, която не тествах). Добавката също ви позволява да споделяте файлове и папки чрез публични или частни споделени папки, да шифровате споделяните от вас данни и да ограничавате достъпа до данните за всеки отделен потребител.

Потребителите на Outlook могат да не са в състояние да оправдаят разходите за $ 35 за всеки компютър, с който искате да споделяте и синхронизирате данни, но за Alan и неговите сътрудници ShareO може да бъде евтина алтернатива за инсталиране и поддържане на Exchange сървър само за споделяне и синхронизиране на папки в Outlook.

Обърнете внимание, че 4Team също прави $ 60 Sync2 програма, която синхронизира данни между Outlook и Google Календари и Контакти.