Въпреки че големите капацитети за съхранение от доставчиците на електронна поща в днешно време изискват да се управлява по-малко от проблема, има случаи, в които хората все още могат да се сблъскат с ограничения за съхранение или да изчистят хиляди съобщения, които претрупват входящите си пощи. Това може да е особено вярно, ако планът за съхранение се променя на по-малко ниво, какъвто е случаят с основния план за съхранение на iCloud на Apple за хора, които са преминали от MobileMe.

Ако трябва да изчистите имейл съобщенията, за да освободите място във вашата пощенска кутия, можете да го направите ръчно, като първо кликнете върху колоната Размер в Mail, за да подредите съобщенията си по размер (включително прикачените файлове) и след това постепенно да ги изтриете или преместите. в местна пощенска кутия, за да освободите място в профила си.

Вторият подход е да архивирате съобщенията си и след това да ги изтриете от входящата си поща, което може да се направи, като щракнете с десния бутон върху пощенската кутия и изберете Експортиране на пощенска кутия, а след това изтриете старите си съобщения след запазване на пощенската кутия. Като алтернатива можете да архивирате съобщенията си, като изберете един или повече (или кликнете върху съобщение в списъка и натиснете Command-A, за да изберете всички) и след това щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете Архив от контекстното меню, което трябва да ги компресирате и да ги преместите в пощенска кутия за архив на вашия Mac.

Последният подход е ръчно архивиране на съобщенията ви чрез правило за поща, което ще премества стари съобщения в локална пощенска кутия, която ще премахне съобщенията от вашия онлайн акаунт и ще ги съхрани локално на вашия Mac. Този подход е подобен на архивирането, с изключение на това, че ви позволява да персонализирате типовете съобщения за архивиране и къде да ги съхранявате, вместо да използвате конкретна пощенска кутия за архивиране. За да направите това, първо създайте нова пощенска кутия (наричайте я "Старата поща", "Архив" или нещо подобно) и се уверете, че тя е създадена в местоположението на On My Mac. След това преминете към предпочитанията на Mail и създайте ново правило (наричайте го "Old Items" или нещо подобно). След това променете условието на "ако всички от следните условия са изпълнени" и задайте условията за вашите архивирани съобщения.

Въпреки че можете да изберете условия, които отговарят на вашите нужди, една настройка, която може да работи добре, е да архивирате съобщения, които са по-големи от седмица или месец. За да направите това, изберете Всяко Съобщение като едно условие и след това изберете Датата, получена като второ условие и я настройте към конкретния времеви период (т.е. по-голям от 30 дни). След това изберете Премести съобщението в секцията Действия и изберете новосформираната пощенска кутия на вашия Mac, за да ги преместите.

Когато приключите, запазете правилото, като кликнете върху OK; сега можете да архивирате всяка селекция от имейл съобщения, като изпълните правилото върху него. Единственото предупреждение към този подход са правилата, които се изпълняват автоматично при нови съобщения; следователно, за да работи това правило върху съществуващи съобщения, ще трябва да го извикате ръчно в избрани съобщения. За да направите това за всички съобщения в пощенска кутия, изберете пощенска кутия и натиснете Command-A, за да изберете всички съобщения в нея, след което изберете Apply Rules от менюто Messages (или натиснете Option-Command-L) и всички, които са по-стари от падането в определената времева рамка на правилото трябва да бъде преместено от текущата пощенска кутия към посочената архивна пощенска кутия.