По-лесно от всякога е да се уверите, че копията на най-важните ви записи, документи, снимки, видеоклипове и други лични данни ще бъдат прочетени / възпроизвеждани / възпроизвеждани дълго след като хардуерът и софтуерът, използвани за създаване на файловете, са ухапали праха.

Четирите ключа за безопасно архивиране на данни са да се изберат формати на файлове, които няма да станат остарели, да се използват носители за съхранение, които няма да се влошат или да станат недостъпни, да се запазят отделни копия и да се проверяват архивираните данни редовно, за да се гарантира, че все още може да се чете.

Не се затваряйте с остарели формати за данни

Повечето от файловете, които искате да архивирате, вероятно са в собствени формати, като .doc, .xls и .ppt за Word, Excel и PowerPoint. Въпреки повсеместното разпространение на софтуера и услугите, които ви позволяват да четете и редактирате Office файлове без приложението на Office, за да ги създадете, тези формати ще станат остарели един ден - може би по-рано, отколкото си мислите.

Дори ако архивирате файлове в оригиналните им собствени формати, добра идея е да запазите друга версия на файловете, конвертирани във формат с отворен стандарт. Това е подходът, възприет от услугата за архивиране на данни от архив с отворен код, която поддържа оригиналния файлов формат, но също така преобразува файловете в подходящи формати "запазване" и "достъп".

Например, медийните планове за архивиране на Archivematica превръщат .doc, .rtf и .wpd текстообработващи файлове в XML-базиран Open Document Format (ODF) за запазване и в PDF на Adobe за гледане. По същия начин системата записва растерни файлове с изображения .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga и .tiff като некомпресирани TIFF за запазване и като JPEG за гледане.

Системата Archivematica е все още в процес на разработка, но можете да изтеглите алфа версията на безплатния софтуер за архивиране за използване на виртуален уред, Live USB ключ или Live DVD.

За да повторите, най-добрият начин да гарантирате, че архивираните ви файлове ще бъдат четливи, като същевременно запазите оригиналното им форматиране и други атрибути, е да ги запазите в техния роден формат и поне в друг общ, отворен формат. Това ви позволява да отваряте, преглеждате и редактирате файловете в програмата, използвана за създаването им, ако е достъпна, и достъп до данните в по-основна форма, ако собственият софтуер не е достъпен.

Намерете носител с крака

Ако се чудите колко време ще продължат данните за вашите CD и DVD дискове, не сте сами. Дори и експертите не могат да се споразумеят за очакваното дълголетие на оптичните медии - същото важи и за магнитните ленти и дискове. (X Lab предлага подробно обсъждане на дълготрайността на оптичните медии, включително кратко описание на стандартите ISO за тестване на оптични носители.)

Общият консенсус е, че CD-R трябва да трае от 30 до 50 години, DVD-R по-малко от това и CD-RW и DVD-RW още по-малко. По същия начин може да се очаква, че лентите и твърдите дискове ще могат да се четат от 10 до 30 години, докато портативни дискове, USB памети и други твърди устройства за съхранение могат да оцелеят половината от това време.

Но това са само цифри. Кой иска да се довери на важните си данни на вероятности? Фактите са, че всеки носител може да се провали по всяко време. Ето защо трябва да архивирате данни на повече от един носител и да проверявате редовно архивите си за неуспехи (повече за тези точки по-долу).

Две от любимите ми възможности за архивиране са най-старите и най-новите: съответно хартия и онлайн. Докато печатането на архивите ви не е щадящо околната среда, трудно е да се победи очакваната продължителност на живота на правилно съхранените хартиени записи. Разбира се, намирането на конкретни файлове в хартиен архив може да бъде предизвикателство и хартиените записи не са лесни за преобразуване.

Ако търсенето и лесната достъпност са важни, архивите с онлайн данни са добър избор. Услуги като SpiderOak и SkyDrive на Microsoft улесняват съхраняването на копия на важните ви файлове в облака, където те могат да бъдат извлечени от всеки браузър. (Описах SpiderOak и две други безплатни криптирани услуги за онлайн съхранение в публикация от юни 2009 г.)

Повече от един архив, повече от едно място

Съхраняването на архива на данни онлайн нарушава две правила за безопасно съхранение: нямате физически достъп до хардуера, в който са съхранени файловете, и сте податливи на финансовото състояние на услугата, която използвате. Ако услугата се подчинява, няма гаранция, че ще можете да изтеглите данните си и трябва да се доверите на способността на услугата да поддържа и поддържа резервните си сървъри за съхранение.

Ключът е да се избегне поставянето на всичките ви архивни яйца в една кошница. Използвайте комбинация от носители и типове файлове при архивирането на важни данни, за да увеличите шансовете информацията да бъде достъпна в бъдеще. И тъй като новите архивни медии са разработени и доказано практични, конвертирайте архива си в една от тези форми.

Друго много важно правило за архивиране: винаги съхранявайте поне едно копие от архивираните си данни някъде, различно от дома или офиса. Това е една област, където онлайн съхранението е полезно.

Планирайте редовни архивни проверки

През последните няколко години прекарвах доста време в свободното си време, използвайки безплатния аудио софтуер Audacity, за да конвертирам няколко хиляди песни на няколко стотин аудиокасети в MP3 файлове. Някои от записите са направени още в средата на 70-те години, но повечето датират от 80-те и началото на 90-те години.

Повечето от закупените от мен касети в моята колекция вече не могат да се възпроизвеждат, но имам много по-голям късмет с домашните записи. Всъщност, една касета, която направих през 1976 г., прекара доста голяма част от ранния си живот, съхранена в старата ми VW грешка - през ниските температури и мехури, но звучеше съвсем ново, когато превърнах песните си в цифрова (благодаря, TDK !)

Когато става въпрос за вашите важни цифрови файлове, не можете да се доверите на късмет. Влезте в навика редовно да отваряте шепа файлове във вашите различни архиви. Ако не са достъпни, изкопайте един от другите си архиви и направете друго архивно копие, използвайки известни и добри версии на файловете. В крайна сметка всичко, което си струва да се пести, си струва да се пести добре.