Два пъти през последния месец трябваше да се запозная отново с Microsoft Office, защото компанията, с която работех, изискваше оригинален файл на Office. И двата опита ме накараха да оценя отново простите и ясни приложения на Google Drive.

Да, съществуват задачи Програмата за текстообработка, електронни таблици и презентации на Google Диск не могат да се справят добре или изобщо, но за 99, 9% от файловете, в които работя, Google Диск се вписва добре в сметката. Ето пет начина да използвате Google Диск за изтриване на минути от работния ден.

Клавишната комбинация отваря списък с клавишни комбинации

След няколко десетилетия използването на компютъра от паметта ми за клавишни комбинации може да е достигнало своя лимит. Все пак, няма по-добър начин да работите по-бързо, отколкото да избягвате мишката в полза на комбинации от клавиши за общи операции.

Google Диск предлага множество специални клавишни комбинации, повечето от които Ед Rhee, описани в публикация от април миналата година.

За нас, предизвикани от паметта, последният пряк път в списъка е най-важният: напишете въпросник (или Shift + /), за да отворите прозорец, съдържащ всички комбинации от клавиши на Google Drive. (Списъкът с преки пътища също може да бъде отворен, като кликнете върху опцията „Клавишни комбинации“ в падащото меню „Настройки“ (икона) в горния десен ъгъл на главния прозорец.)

Имайте предвид, че през февруари Ед предостави списък с клавишни комбинации на Gmail, които можете да получите и от главния прозорец на Gmail, като напишете въпросник.

Текстът на електронната поща става файл на Google Документи

В публикация от май миналата година, описах безплатните прикачени файлове на Джош Съливан към Gmail за Google Chrome, които добавят опция „Запазване в шофиране“ на съобщения с прикачени файлове.

За съжаление няма начин да запазите самото съобщение в Google Диск в редактируем формат. (Можете да отворите съобщението и да изберете "Файл> Запазване на страница като> Google Диск", но полученият HTML или "уеб архив" файл не може да се редактира като текстов документ в Google Диск.)

Безплатното разширение на Mail2Drive за Google Диск ви предоставя уникален имейл адрес, който можете да използвате, за да конвертирате текста на съобщението в обикновен текстов файл на Google Документи.

След като инсталирате разширението и влезете в профила си в Google Диск, посетете страницата Mail2Drive и кликнете върху Стартиране на приложението, за да отворите началния екран на програмата. Изберете „Кликнете тук, за да започнете“, за да генерирате имейл адреса.

За да не се налага да копирате и поставяте адреса на Mail2Text всеки път, когато искам да конвертирам съобщение в файл на Google Документи, създадох контакт за Mail2Text в Gmail. Това ми позволява да препратя съобщението и да започнете да въвеждате "mail2text" в полето To:, за да въведете адреса на Mail2Text.

Първите няколко пъти, когато препращах съобщения по този начин, съобщенията никога не са стигали до Google Диск. Трябва да премахнете префикса „Mail2Drive“ от адреса в полето „До:“, за да го направите в магазина ви в Google Диск. Освен това може да се наложи да експортирате получения файл в Google Документи, преди да може да се редактира.

Друго ограничение при използването на Mail2Drive е, че файловете, които създават разширенията, се поставят в папки в основния списък My Drive. Не можете да посочите друго местоположение, когато изпратите съобщението до Google Диск.

Разбира се, можете да реорганизирате файловете и папките, като ги изберете и изберете иконата на папката, за да отворите прозореца на Google Drive.

Ограничете синхронизирането на Google Диск с определени папки

Функцията Google Диск, на която разчитам, е възможността автоматично да разполагате с най-новите версии на всички мои файлове на всички мои компютри и устройства, независимо дали съм в момента онлайн. Това ниво на дублиране на файлове обаче може бързо да отнеме голяма част от твърдите дискове на машините.

За да спестите място на определен компютър, ограничете папките на Google Диск, които се синхронизират със системата. Кликнете върху иконата на Google Диск в лентата на задачите и изберете Предпочитания. Отметнете „Само синхронизиране на някои папки с този компютър“, изберете папките, които искате да синхронизирате в прозореца за опции за синхронизиране, и кликнете върху „Прилагане на промените“.

Както показва диалоговият прозорец "Предпочитания", файловете, които не са в папка на Google Диск, винаги ще се синхронизират. За да деактивирате синхронизирането на всички файлове, махнете отметката от опцията „Синхронизиране на файловете на Google Документи“, която се показва под прозореца на папката.

Спестете място за съхранение, като изтриете ненужните версии на файловете

Google Диск запазва всички версии на файловете ви в продължение на 30 дни или до 100 редакции. В зависимост от типа и размера на файловете, които съхранявате, версиите могат да заемат голяма част от наличното ви хранилище.

За да попречите на Google Диск да изтрива предишни версии на файл, изберете файла и щракнете върху Още> Управление на ревизиите. (Имайте предвид, че тази опция не е налична за файлове, които нямат няколко версии.) Проверете опцията на файла в „Не се изтрива автоматично“.

Създайте един архив за всичките си данни от Google

Няколко добавки обещават да архивират файловете ви в Google Диск, но услугата за архивиране на Google Takeout може да отговори на нуждите ви за архивиране, без да се налага да изтегляте и инсталирате още една програма.

Свързани истории

• По-добър начин за бързо преглеждане на документи в Google Диск
• Как да запазите уеб страница директно в Google Диск
• Първи стъпки с Google Документи за iOS

Започнете, като влезете в профила си в Google и отворите страницата „Takeout“. В допълнение към файловете ви в Google Диск можете да архивирате всички данни в Google+, кръговете, контактите, потребителския си профил, Picasa изображенията, Google Voice и други услуги на Google.

За да архивирате всичко, кликнете върху бутона Създаване на архив в раздела „Всички данни“ или, за да бъдете по-селективни, кликнете върху „Избор на услуги“ и изберете тези, които искате да архивирате, преди да кликнете върху Създаване на архив.

Отне само няколко минути, за да се подготви ZIP архива от около 150MB данни на Google, по-голямата част от които се състоеше от файловете на Google Drive. Кликнете върху бутона Изтегли, за да започнете изтеглянето.

Когато изтеглянето приключи, просто разархивирайте файла, за да видите данните си в съответната папка на всяко приложение. Само искам архивът да включва историята на търсенето и сърфирането. Тогава може да знам толкова много за себе си, колкото Google знае за мен.