Обзалагам се, че в момента имате поща, която ви очаква - вероятно в няколко различни кутии.

Отминаха дните, в които има само два акаунта за електронна поща: един от шефа ви за работа и друг от вашия ISP за всичко останало. Вече е вероятно да имате Gmail, Hotmail, Yahoo или друг безплатен акаунт в Webmail - и може би два, три или повече такива адреса - в допълнение към или вместо вашите сметки за работа и ISP.

Можете да избегнете отварянето на множество програми или прозорци на браузъра, за да преглеждате всичките си съобщения, като изпращате поща между активните си профили. Така имате универсална кутия, достъпна от десктоп пощенска програма като Outlook или Thunderbird и от един прозорец на браузъра.

Хубав бонус на тази техника е възможността да управлявате цялата си поща въз основа на силните страни на всяка пощенска система: правилата, сортировката и интеграцията на настолни клиенти като Outlook и Thunderbird, както и лесния, почти универсален достъп до Webmail. Това също ви позволява да филтрирате пощата, която получавате на различни профили, така че по-малко важните съобщения - като ежеседмичния квартален бюлетин и специалните оферти от любимите ви търговци - се отклоняват автоматично от входящата ви кутия в папки за преглед, когато имате време.

Минаха почти три години, откакто обясних как да насочвате поща към и от Gmail акаунтите и Outlook и Thunderbird. Сайтът за помощ на Gmail предоставя актуални инструкции за изпращане на съобщения в Gmail към POP и IMAP профили, както и за импортиране на поща от други профили в Gmail.

Осъществяване на връзката Outlook-Hotmail

За да видите акаунта си в Hotmail в Outlook, изпълнете Microsoft Hotmail Connector на Microsoft, който също добавя вашите контакти в Hotmail и записи от календара към техните еквиваленти в Outlook. Свързването на POP или IMAP сметка с Hotmail е почти също толкова просто. След като влезете в профила си в Hotmail, отворете страницата Hotmail Options, въведете имейл адреса и паролата и щракнете върху Next.

Hotmail ще се опита да се свърже с профила и да импортира данните си. Можете да създадете нова папка за импортирания профил или да я присвоите на съществуваща папка. Можете също да изберете една от седемте цветни икони, които да използвате за папката.

Автоматично приоритизирайте входящата поща чрез правила и филтри

Всички основни системи за електронна поща ви позволяват да обработвате вашата поща, преди да достигнете до вашата кутия. В Outlook това се прави чрез създаване на правила, които автоматично препращат съобщенията към избраната от вас папка, включително папката Изтрити. В Outlook 2003 щракнете с десния бутон върху съобщението, което искате да филтрирате, и изберете Създаване на правило, за да отворите диалога Създаване на правило. Направете своя избор и щракнете върху OK, или изберете Разширени опции, за да отворите съветника за правила.

В Outlook 2007 и 2010 пренасочете по-малко важна поща, като щракнете с десния бутон на мишката върху съобщението, изберете Правила и изберете една от четирите опции: Винаги премествайте съобщения от, Винаги премествайте съобщения до, създавайте правила или Управление на правила и сигнали. Избирането на една от първите две опции ви подканва да изберете папка или да създадете нова папка за съхраняване на съобщенията към или от посочения акаунт. Другите две опции отварят диалоговия прозорец Създаване на правило и съответно диалоговия прозорец Правила и сигнали.

За повече информация относно създаването и използването на правилата на Outlook 2003 за управление на пощата вижте статията на сайта за поддръжка на Office на Microsoft. Сайтът също така описва процеса на създаване на правила за Outlook 2007 и Outlook 2010.

Филтрирайте получената поща в Thunderbird

За да създадете филтър за съобщения в клиентската програма за електронна поща на Mozilla, щракнете върху Инструменти> Филтри за съобщения и изберете бутона Нова от дясната страна на диалоговия прозорец Правила за филтриране. Дайте име на филтъра, изберете желаните критерии за филтриране в падащите менюта и кликнете върху OK.

Изберете филтъра, който току-що създадохте в списъка Филтри за съобщения и щракнете върху бутона Изпълни сега в долния десен ъгъл на екрана. Както в Outlook и други пощенски системи, папките, изброени в левия панел на Thunderbird, се показват удебелено, когато съдържат непрочетени съобщения. За да маркирате всички съобщения в папка като прочетени, за да можете да бъдете предупредени с поглед към новата поща в тази папка, изберете го и щракнете върху Съобщение> Маркирай> Всички прочетени (или натиснете Ctrl-Shift-C).

Изключете Gmail в кутията си чрез филтри

Аз съм почитател на новата функция „Приоритет в кутията“ на Gmail, която се опитва да постави най-важните ви съобщения в горната част на входящата ви поща. За съжаление, приоритетът на Gmail връща някои важни съобщения в списъка "Всичко останало" и поставя по-малко навременна поща в стека с приоритет.

Можете да отдадете приоритет на алгоритъма за приоритет на Gmail, като приложите филтри, които преместват по-малко важни съобщения в избраната от вас папка. За да направите това, поставете отметка в едно от съобщенията, които искате да филтрирате, изберете „Още действия“ в горната част на списъка със съобщения и изберете „Филтриране на съобщения като тези“. Появява се диалогов прозорец Създаване на филтър с адреса на подателя в полето От и всички други съобщения от подателя в списък под диалоговия прозорец.

Gmail ви позволява да настроите филтъра, като посочите имейл адреса на получателя, текста на темата, текста в самото съобщение, липсва текст в съобщението или има прикачен файл. След като въведете критериите за филтриране, можете да тествате филтъра или да кликнете върху Следваща стъпка, за да отворите диалоговия прозорец „Избор на действие“. Тук можете да инструктирате Gmail да архивира съобщението автоматично, да приложи съществуващ или нов етикет към него, да го означи като прочетено, да го препрати, да го изтрие, да го маркира като важно или да извърши друго действие.

Можете да приложите филтъра към всички съобщения, отговарящи на критериите, които сте задали, като поставите отметка „По-долу да приложите филтър към X разговора“. Кликнете върху Създаване на филтър, за да стартирате филтъра и отворете списък на създадените от вас филтри в Gmail. Когато се върнете в кутията на Gmail, филтърът ще бъде показан в лявата част на прозореца заедно с другите ви етикети.

Лесно е да забележите нови добавки към тези филтриращи категории, защото етикетите, съдържащи непрочетени съобщения, се показват с получер шрифт. В някои случаи етикетите могат да съдържат стари непрочетени съобщения, които не се интересувате от четенето, но все още искате визуална индикация за нова поща в тези филтрирани категории. За да маркирате всички съобщения в категорията като прочетени, изберете етикета в левия прозорец, кликнете върху „Още действия“ в горната част на прозореца и изберете „Маркиране на всички като прочетени“. (Ако има повече от 50 съобщения в категорията, ще трябва да изберете По-стари и следвайте стъпките за всеки следващ екран, пълен с поща.)

Филтриране на съобщения в Yahoo Mail и Hotmail

Функцията за филтриране на Yahoo Mail е подобна на тази в Gmail: изберете едно от съобщенията, които искате да филтрирате, изберете "Действия"> "Филтрирай имейли като този", изберете опциите си за филтриране ("До", "От", "текст в или липсващ елемент от темата или съобщението и т.н., изберете папката за пренасочване на съобщенията към (или създайте нова папка) и щракнете върху Запиши. За съжаление, филтърът няма да се приложи автоматично към текущото съобщение или подобни съобщения.

За да прегледате, редактирате или изтриете вашите Yahoo Mail филтри, щракнете върху Опции> Още опции и изберете Филтри в левия прозорец. Изберете филтъра в средния панел, за да видите неговите настройки в десния прозорец. Бутоните в горната част на прозореца ви позволяват да добавяте, премахвате или пренареждате филтрите си.

Hotmail изисква първо да създадете папката, към която искате да пренасочите съобщенията, след това щракнете с десния бутон върху съобщението и изберете "За този подател". Още четири опции се появяват в долната част на менюто, две от които са "Премести всичко от" и "Изтрий всичко от" (другите две опции ви позволяват да изпратите съобщение до или да намерите всички съобщения от подателя).

Изберете целевата папка за съобщенията в падащото меню, поставете отметка на „Също така преместете бъдещите елементи“ и кликнете върху „Преместване на всички“. Както и при други пощенски системи, името на папката ще се появи удебелено, когато съдържа непрочетени съобщения. Ако искате да зададете всички съществуващи съобщения в папката като прочетени, изберете папката, поставете отметка в квадратчето в горния ляв ъгъл, за да изберете всички съобщения в папката, кликнете върху опцията "Маркирай като" в горната част на прозореца, и изберете Прочетете в падащото меню.

Сега най-важните ви съобщения ще се появят в кутията на която и да е програма за електронна поща или услуга, която използвате, и ще можете да разберете с един поглед кога са пристигнали нови съобщения от податели, които сте определили като по-малко важни.