Нямате време да преглеждате стотиците експертни мнения за това как да премахнете входящата пощенска кутия. Затова направих сортирането за теб.

Тъй като се справях с дузина от тези стратегии за повишаване на производителността на електронната поща, възникна тема: Дръжте го кратко.

В този дух и без по-нататъшно забавяне, тук са върховите предложения за производителността на гурута за избягване на поглъщания по време на електронна поща.

Не позволявайте на входящата си поща да задава график

Аз съм един от онези хора, които посещават входящата му поща, преди да си пия кафе или да отворя вестник сутрин (помня вестниците?). Ето защо първият съвет, предложен от Одри Томас от OrganizedAudrey.com, ме хвърли за линия, изчакайте един час в работния си ден, преди да проверите електронната си поща.

Тъй като много от нас общуват с хора далеч извън нашата часова зона, това предложение ще бъде трудно да се следва. Последният от 10-те съвета на Одри обаче е единственият, който подкрепям (с една квалификация): Изключете всички известия по имейл. В края на краищата, кой е шефът, вие или вашата пощенска кутия?

Квалификацията е, че може да искате да настроите сигнали за поща, които получавате от хора, които всъщност могат да ви изпратят спешно съобщение. В този случай можете да създадете правило, което да ви предупреждава чрез текстово съобщение, когато получавате поща от това лице (ще обясня този процес в бъдеща публикация) или ще използвам услуга като AwayFind.

Описах как да използвам AwayFind в публикация от ноември 2012, озаглавена "Как да заглушим известията на смартфони и таблети" (превъртете до дъното на публикацията за информация за приложението). AwayFind струва $ 5 на месец за един имейл акаунт и $ 15 на месец за до пет сметки; както персоналните, така и професионалните сметки идват с безплатни 30-дневни пробни версии.

Правилото за пет изречения спестява вашето време и техните

Точно както има хора, които обичат звука на собствения си глас, много от нас вярват, че получателите на нашите съобщения намират нашата електронна проза. Не е така. Стефани Возза на предприемача нарича правилото за имейли с пет изречения "спасител на производителността".

Воза препоръчва да постави постскрипт в долната част на вашите съобщения, който гласи: "За да спестим времето си и моето, аз ограничавам всичките си отговори до пет изречения или по-малко." Всъщност правилото за пет изречения не се отнася само за отговорите. Vozza цитира сериен предприемач Guy Kawasaki: "По-малко от пет изречения често са резки и груби, повече от пет изречения губят време."

Кавазаки смята, че имейлите трябва да отговарят на пет въпроса: кой си, какво искаш, защо питаш, защо получателят трябва да направи това, което искаш, и каква е следващата стъпка. Единственото изключение от правилото за пет изречения е когато хвалиш някого. Тогава Кавазаки предполага, че "продължавай толкова дълго, колкото искаш".

TLAs могат да бъдат RTSs (спестители в реално време)

Един от най-добрите начини да получите съобщението си за по-малко време е да го капсулирате в сюжетната линия с TLA (трибуквени съкращения). Д-р Les McKeown на Инк. "Анализира" темата за електронната поща в "Ключ за производителност на електронната поща? По-добри линии на темата".

Когато отговорът от две или три думи е достатъчен, или просто за потвърждаване на получаването на съобщение, можете да отговорите без първоначалното съобщение и да започнете с темата "Имате го, ще направите (eom)", за да укажете на получателя да не е Отворете съобщението. В допълнение към "eom" (края на съобщението), McKeown предлага няколко други TLAs за тематични линии: NRR (не е необходим отговор), Y / N (да / не въпрос), RB [T] (отговор по зададено време / дата ), AB [T] (действие по зададено време / дата) и PYR (по ваша заявка), което за мен изглежда прекалено очевидно, а може би дори малко нахално.

За да подадете или да не подадете файл?

Много експерти по производителността на електронната поща настояват да се уверите, че вашата пощенска кутия е празна в края на всеки работен ден. Приемам обратния подход: моята входяща поща е моят архив за съобщения за търсене. Въпреки това с готовност признавам ползите от организирана система за съхранение на поща.

Ключът към такава система е да създавате папки, в които да поставяте съобщения въз основа на различни критерии. Джордж Као от Medium.com е разработил система за електронна поща от седем категории, за която той твърди, че поема всички съобщения, които вероятно ще получите.

От гледна точка на производителността, най-важната от седемте категории на Као е първата: Няма нужда да отговаряте или четете, което за мен е равно на "изтриване". Останалите категории се отхвърлят, незадължителният отговор, незадължителното четене, необходимият отговор днес, необходимата реакция по-късно и последващи действия. Као отбелязва, че някои от тези категории ще изискват подкатегории.

Свързани истории

• Dropbox се обажда и купува услугата Zulip за чат на работното място
• Главен изпълнителен директор на WhatsApp: Ние няма да правим компромис с вашата поверителност за Facebook
• Изтрийте и управлявайте стари съобщения в Mail
• Twitter съобщава, че Nixes планират да осигурят съобщения от подслушване

Ако седемте категории поща са прекалено много за вас, Сюзън Адамс от Forbes препоръчва подхода за управление на поща с три аромата на експерт по производителността Марк Хърст: без значение, подходящо, но не подлежащо на действие и действие.

В първата категория са спам и "отговори-всички" съобщения, които Hurst казва, че трябва да изтриете незабавно. Пощата във втората категория трябва да се архивира, според Хърст. Това оставя само посланията, които Хърст нарича "работа", което той препоръчва да преместите в папка "Задача".

Преди години един опитен офис мениджър ми каза, че ключът към управлението на хартиените файлове е да се борави с всеки файл по няколко пъти, както е необходимо, и за предпочитане само веднъж. Преместването на пощата от входящата ви поща и в папка, която ще получите по-късно, добавя една стъпка към управлението на пощата ви. Но ако вашата цел е празна входяща пощенска кутия, системата на Хърст е толкова проста и ясна, колкото се получи.

Друга статия на Forbes, публикувана тази седмица и написана от Cathie Ericson, предлага 5 начина да поеме контрола над вашата пощенска кутия. Ericson цитира Марша Иган от InboxDetox.com като препоръчва да проверявате електронната си поща само три пъти всеки ден: първото нещо сутрин, след обяд и близо до края на работния ден. Ако е необходимо, казва Иган, можете да добавите проверки по имейл в средата на сутринта и следобеда.

Иган също така препоръчва да избягвате да отваряте приложението си за електронна поща, когато сте "в движение", защото искате да изчакате, докато имате време да отговорите преднамерено. В допълнение, тя предупреждава да не преглеждате вашата пощенска кутия точно преди лягане, защото гледането в ярък монитор може да ви предпази от бързо заспиване.

Мислете, преди да отговорите, или въобще да не отговаряте

Някои от експертите по електронната поща предупреждават срещу отговор на съобщения веднага, ако не е необходимо. Както отбелязва Джордж Као от Medium.com, "дистанцията създава перспектива".

Също така помислете, че за някои съобщения електронната поща може да не е най-ефективният носител. Когато откриете, че се натъквате на правилото за пет изречения, може би е време да вдигнете телефона или, ако човекът е наблизо, да се отбиете лично, за да предадете съобщението си. Обратно, текстово съобщение може да е най-подходящо за кратки бележки, които трябва да се прочетат или да отговорят веднага.

Макар и да не е пряко свързан с производителността, друг съвет, повтарян от e-mail mavens, е да запазите тона на съобщението си „позитивен и приятелски”. Както при всички електронни комуникации, иронията и други опити за хумор често се сблъскват без подходяща интонация на глас или лични жестове и изрази. Това е още една причина да мислите за вдигане на телефона или спиране, за да предадете съобщението си в плът.