Технологията отвлича вниманието, в това няма съмнение. Вместо да позволявате на електронните приспособления да привлекат вниманието ви далеч от по-важни дейности във вашия работен ден, използвайте ги, за да изострите фокуса си.

Много методи за управление на времето изискват многодневен симпозиум за овладяване. Проста алтернатива е техниката Pomodoro на Франческо Чирило, която носи името на 25-минутния кухненски таймер във формата на домат Чирило, използван за запазване на фокуса си по време на обучението в колежа в Рим.

След 25 минути можете да научите по-голямата част от това, което може да се знае за подхода на Pomodoro за управление на времето. Безплатната електронна книга Pomodoro Technique (PDF изтегляне) отнема толкова време за четене.

Накратко, вие изброявате ежедневните дейности и определяте броя на "Pomodoros" или 25-минутни блокове от време, които ще похарчите за всеки; можете да регулирате дължината на вашия Pomodoros, но 25 минути, последвани от 5-минутна пауза, изглежда работи за много хора. След четири Pomodoros, вие правите по-дълга почивка.

Докато работите, проследявате броя на Pomodoros, която всяка задача действително изисква да завършите. В края на деня сравнявате оценката си с действителните си резултати за всяка задача. Използвайте тази информация, за да подобрите бъдещите си оценки.

Говорещият домати следи вашия работен ден

Няколко програми са написани за използване с техниката Pomodoro. Този, на който се установих, е безплатният Pomodoro Timer, програма с отворен код, която поставя икона за домати в областта за уведомяване в Windows; помощната програма е достъпна и за Mac и Linux.

Pomodoro Timer няма никаква документация или помощна информация, така че трябва да го вземете или да го оставите. След като инсталирате програмата, щракнете с десния бутон върху иконата за домати в областта за уведомяване и изберете Start Pomodoro. Вие сте подканени да дадете името Pomodoro. Кликнете върху OK, за да стартирате часовника.

Изберете Настройки в менюто с десния бутон на мишката, за да отворите диалоговия прозорец, показващ опциите за промяна на продължителността на всеки Pomodoro, коригиране на сигналите и звуковите ефекти на програмата (със сигурност ще искате да махнете отметката от "Звук на тикане") и Pomodoros.

Докато работите, времето, оставащо в текущата Pomodoro, се отброява в областта за уведомяване в черни числа. В диалоговия прозорец Настройки отметнете „Показване на брояча на времето“, за да се покаже оставащото време в малко изскачащо под червения номер предчувствие.

Управление на врага на управлението на времето: прекъсвания

Разбира се, работните дни често са непредсказуеми. Прекъсванията понякога са вътрешни, като желанието да проверите електронната си поща, а понякога и външни, като звънене на телефон или импровизирана среща с шефа ви. Когато бъде прекъснато, спрете Pomodoro, като щракнете с десния бутон върху отброяването и изберете Interrupt Pomodoro. Ако прекъсването се превърне в задача, запишете го заедно с другите Pomodoros на деня.

На дневника си Pomodoro вие записвате колко е спешно и важно всяко прекъсване, и ако не е било така, опитайте се да го изключите в бъдеще, докато не изпълните задачата. Целта е да се подобри способността ви да предскажете времето, което различните задачи ще изискват.

Когато сте готови да се върнете към работа, изберете Resume Pomodoro от менюто с десен бутон.

Електронната книга препоръчва да се използва хартия, за да се планира всекидневния Pomodoros и да се записва напредъка и прекъсванията на работата ви. Разбира се, можете също така лесно да използвате електронна таблица, запис на база данни или текстов файл, за да следите работата си. Използвах стандартния текстов редактор на моя компютър, за да създам моя Pomodoro дневник (звучи като нещо, което ще видите до авокадото на парти).

За да видите статистически данни за миналите ви помощници, изберете Статистика в менюто с десен бутон. Pomodoros са изброени по име, крайна дата и продължителност, заедно с информация за прекъсвания. Можете да сортирате записите за всяка колона, но не можете да експортирате информацията освен копирането и поставянето на всеки запис поотделно.

Прекарах няколко дни, записвайки и анализирайки Pomodoros. Процесът не се нарушаваше в работния ми ден. Тъй като повечето хора планират работното си време въз основа на половинчасови сегменти, прогнозирането на времето, което всяка задача ще отнеме, е интуитивно. Записах Pomodoros само когато бях на бюрото си и обикновено на компютъра. Други хора ще ги използват, за да планират срещи и много от техните телефонни обаждания, свързани с бизнеса.

Половинчасовите стъпки се оказаха твърде кратки за мен. Увеличих интервала до 1 час, а времето за почивка до 10 минути. В продължение на 25 минути бях разпенвал напомняния за почивката, но обикновено бях готов за кратък отдих след около час на постоянна работа.

Работя от дома, така че една неочаквана полза от записването на прекъсванията ми беше решението да заглуша звъненето на стационарния телефон по време на работния ден. Аз разчитам на моя мобилен телефон за работа, така че почти всеки разговор на стационарен телефон от 9 до 5 беше робо-маркетингова стъпка или напомняне за среща. (Нашият домашен номер е регистриран във всеки списък, който не се обажда, но нежеланите пазарни нива продължават.)

Независимо дали редовно планирате и записвате вашите Pomodoros или го правите само за кратко време, вероятно ще получите много по-добро разбиране за това как всъщност прекарвате работния си ден като резултат. Информацията ще направи Вашето планиране по-прецизно и може да посочи начини, по които можете да сведете до минимум прекъсванията и да избегнете други мигове на работното време.