С технологията, която все повече се преплита с всички аспекти на бизнеса, CNET @ Work може да ви помогне - да започнете работа с малки фирми с по-малко от пет служители.

Преди пет години се консултирах за малък, местен кредитен съюз, който искаше да възложи разработването на уебсайта си на професионална фирма, която разбираше елементите на голямото брандиране и мърчандайзинг. Целта на кредитния съюз беше да „изравни нивото на игра”, така че онлайн присъствието й да се конкурира благоприятно с уебсайтовете на големи банки и финансови институции.

Разгледахме различни уебсайтове и маркетингови фирми. Далеч оттук, най-добрият дизайнер на уебсайтове и бранд е бил местен фриланс, работещ от дома си. Неговата конкуренция: няколко по-големи фирми, базирани в Сиатъл - всички с добре обзаведени офиси, оборудвани с машини за капучино, които обслужват обичайните кафета за посещение на клиенти. Посетихме тези фирми, но местният фриланс нямаше офис, затова дойде в кредитния съюз.

Като консултант, който предимно търсеше качество, аз посъветвах клиента си, че дизайнерът на свободна практика е работил с най-високо качество. Въпреки това, когато става въпрос за други елементи на RFP на кредитния съюз, като способността да се поддържа работата на постоянна основа или дългосрочната финансова платежоспособност на продавача, фрийлансърът не се конкурира добре. В крайна сметка кредитният съюз избра по-скъп договор от една от фирмите в Сиатъл, които обслужваха голямото капучино и имаше впечатляващ офис в центъра. - Защо искаме да вярваме в един магазин за един кон, който дори не знаем, че ще бъде около следващата година? Главният изпълнителен директор на фирмата на клиента ми се оплака.

Урок: Професионалното впечатление от физическия офис е от значение.

"Това, което много компании намират, е, че те просто не могат да работят добре, без да се срещат с клиентите си лице в лице", казва Маркус Муфариж, главен изпълнителен директор на Servcorp, който предоставя глобални "виртуални" офиси.

За да не се бърка с виртуалната реалност, виртуалният офис, според Servcorp, позволява на малките и средните предприятия да се възползват от предимствата на престижен адрес, телефонни номера и поддръжка на екипа, без да се ангажират със специално офис пространство.

"Можете да се намирате в Ню Йорк и да управлявате световната търговска сила на много места с много" лек "тухлен и минометен допир, но все още се нуждаете от физически офиси и персонал за офис поддръжка в тези отдалечени места, за да затворите големи сделки."

С други думи, клиентите се чувстват по-добре за правене на бизнес с фирма, която разполага с атрактивна офис и конферентна зала, с професионален административен персонал, който може да се обажда, да прави назначения - и да обслужва капучино, ако е необходимо.

Малките компании, които се стремят да отстояват голямо глобално присъствие с атрактивни офиси и съоръжения в градовете по целия свят, могат да постигнат това, без да се налага да сключват дългосрочни договори за покупка или наемане на сгради, казва Mourfarrige.

Алтернативата, която неговите и други компании предлагат, е "по заявка" офиси, съоръжения, технологии и административна помощ в американски и глобални места, където компаниите плащат само за това, което имат нужда или използват.

Как работи

Да кажем, че сте доставчик на облачен софтуер, базиран в Ню Йорк, с отдалечени търговци в Лос Анджелис, Чикаго, Сидни, Амстердам и Токио. Тези търговци обикновено са на път; когато не са на пътя, всички те имат домашни офиси. Въпреки това, когато дойде време за един продавач да направи голяма презентация или да сключи сделка с голям клиент в Лос Анджелис, продавачът може да наеме офис съоръжение с административна поддръжка, конферентна зала и най-новата видео технология. Впечатляващата среда на офиса подчертава силата и марката на компанията и помага за запечатването на сделката.

Така че, ако сте по-малка компания без впечатляващо присъствие от тухли и хоросан, какви стъпки можете да предприемете, за да се възползвате от тухли и хоросан, когато имате нужда?

Стъпка 1: Потвърдете бизнес стойността на тухли и хоросан

Много онлайн търговци на дребно твърдят гордост, че нито имат, нито се стремят към наличието на тухли и хоросани. Но за голямо разнообразие от други бизнес дейности - финансово планиране, счетоводство, право, застраховане, недвижими имоти, търговски софтуер, геодезия, архитектура и строителство и здравеопазване, само за да назовем само няколко - виртуален офис може да бъде истински конкурентен предимство.

Л. Блейк Харви, президент на базираната в Ню Йорк компания за връзки с обществеността, вижда много предимства за присъствието на виртуален офис: "Използвах решения за виртуален офис и те бяха толкова критични, че да помогнат за изграждането на по-солидна основа за фирмата, " - казва Харви. „Това ми даде шанс да работя с клиенти и партньори с увереност, знаейки, че моят специален местен телефонен номер е винаги в експлоатация и пощата ми е професионално обработена. Достъпът до почасово офисно пространство и конферентни зали ми даде допълнителното предимство да бъда в състояние да Състезавайте се с моите колеги от индустрията на цена, която има смисъл за моя бизнес. Професионалният персонал на изпълнителните асистенти и служителите на етажа ми дадоха възможност да делегирам подходящи задачи, които неизбежно освободиха повече от времето си за изграждане на бизнеса.

Стъпка 2: Какви услуги трябва да търсите?

Минимално, виртуалните офиси трябва да предлагат привлекателна среда, в която продавачите на място могат да се срещнат с клиенти. Тези физически офис помещения могат да включват офиси, конферентни зали, тоалетни, кухненски бокс - ако кафето и / или освежителните напитки трябва да бъдат въведени или подготвени - и рецепция, където административният персонал за помещенията посреща клиента с Име на фирмата. Вторият слой върху физическите помещения е поддържаща технология. Това може да варира от телефонни услуги и високоскоростен интернет, до видеоконференции и други улесняващи технологии за презентации и демонстрации на продукти.

"Като консултантска фирма, мисията на Chairseven е да подкрепя нашите клиенти, като предоставя услуги за технологично консултиране от световна класа и несравнима поддръжка на клиенти", казва Йордан Хамад, главен изпълнителен директор. "Чрез използването на виртуални офиси можем да гарантираме, че телефонът винаги е отговорен професионално и винаги имаме надеждно, професионално и добре обзаведено пространство, в което можем да посрещаме нашите клиенти. Това ни позволява да се съсредоточим не върху функционирането на физическо пространство, но това, което правим най-добре - решаване на някои от най-трудните технологични предизвикателства, пред които са изправени нашите клиенти. "

Стъпка 3: Не забравяйте за стоки

Виртуалният офис трябва да бъде добре обзаведен и назначен - и част от това ще зависи от вас. Вие ще искате да въведете някои от вашите собствени марки (фирмени знаци и т.н.) в съоръжението, за да го идентифицирате като част от вашата компания. Инвестирайте в висококачествени обозначения (т.е. не просто затваряйте импровизиран знак) и офис обзавеждане. Потърсете професионална помощ за декориране, ако имате нужда от нея.

Стъпка 4: Диалог с вашата търговска сила

Ако днес използвате строги домашни офиси и искате да включите виртуални офиси, продажбите ви трябва да бъдат информирани кога и как да ги използвате. Един възможен сценарий: Обучете ги да използват виртуално съоръжение само когато трябва да направят ключова презентация на клиент. В обичайните си ежедневни дейности те ще продължат да работят предимно в областта, използвайки домашните си офиси. В други случаи може да е по-разумно редовните виртуални офис площи да бъдат редовни за търговците.

Във всички случаи е важно да споделите с търговската си сила точно под какви обстоятелства искате да използвате виртуални недвижими имоти. Също така е важно да привлечете търговците си в процеса. Накарайте ги да посетят потенциален виртуален офис, преди да влезете в споразумение. Получете обратна връзка предварително, за това дали те смятат за виртуален офис, необходим на техните места. И накрая, важно е лично да прегледате тези съоръжения. "Ние използвахме глобални виртуални офиси от много години и винаги го правя точка да посещавам периодично тези офиси", казва Mourfarige.

В крайна сметка предприемачите и собствениците на малки предприятия вече имат достъпни и гъвкави алтернативи за упражняване на физическо присъствие на ключови пазари по света.

"Начинът, по който виждаме това", казва Емин Татосян, съосновател на FastFin, е, че е облак-базиран офис, еластичен ресурс за нас. Можем да се разширяваме и договаряме, когато възникне необходимост. "