Тъй като пощенската кутия на електронната ви поща се запълва, може да е трудно да се разграничат важните съобщения от тези, които можете да прочетете по-късно - ако изобщо го направите. Един от начините да се идентифицират личните имейли от безлични е по броя на получателите. Като маркирате съобщенията, изпратени само до вас, е по-малко вероятно да пропуснете пощата, която изисква незабавно внимание.

Миналия ноември описах как да обединя няколко акаунта за електронна поща и да ги организирам чрез филтри и етикети. Това може да помогне да се прехвърлят по-малко важни съобщения от входящата ви поща и в папки, които можете да преглеждате в свободното си време.

Но не всички нефилтрирани съобщения са адресирани лично до вас. Условното форматиране на Microsoft Outlook 2010 и "лични индикатори за лично ниво" на Gmail ви помагат да получите топчета върху тези персонализирани съобщения, като посочите с един поглед дали вашият адрес е самотен в полето До: или дали пощата е изпратена на няколко получатели.

Промяна на вида на лично адресираната поща в Outlook 2010

Можете да използвате функцията за условно форматиране на Outlook 2010, за да промените вида на съобщенията, отговарящи на специфични характеристики. За да осъществите достъп до функцията, щракнете върху раздела Изглед на лентата, изберете Настройки на изгледа в най-лявата част на лентата и изберете Условно форматиране в диалоговия прозорец Разширени настройки за преглед.

Кликнете върху Добавяне, за да създадете ново правило, дайте име на правилото (например "Само за мен") и изберете бутона Състояние. В диалоговия прозорец Филтър поставете отметка в „Къде съм“ и изберете „единствения човек в линията До“ в падащото меню вдясно. Кликнете върху OK, за да създадете филтъра.

Обратно в диалоговия прозорец за условно форматиране, маркирайте новото правило (ако вече не е). След това кликнете върху бутона Шрифт и изберете тип, размер и цвят на шрифта, които ще улеснят идентифицирането на съобщения, които отговарят на правилото, което току-що създадохте. За мен отличителният цвят (кестеняво) свършва.

Щракнете два пъти върху OK, за да затворите диалоговите прозорци и да се върнете във входящата си поща, където съобщенията "само за мен" ще се показват във формата, който току-що сте посочили. Можете да създадете други правила за условно форматиране, за да идентифицирате съобщенията, където вашият адрес се появява в полето Cc или в полето To с други. Въпреки това, намерих за достатъчно да оцветявам само един тип съобщение, за да избегна да се налага да помня какво означават няколко цвята или форматиране.

Дайте на Gmail съобщенията личен индикатор

Откриването на лични съобщения с един поглед в Gmail е леко, когато активирате индикаторите за ниво на услугата. Тази функция поставя един ляв ъгъл вляво от темите на съобщението във входящата ви поща, за да укаже пощата, изпратена на адреса ви, а не към пощенския списък, и двойна шеврона до темите на съобщенията, изпратени само до вашия адрес.

За да видите личните индикатори на Gmail, кликнете върху Настройки в горния десен ъгъл на основния прозорец на Gmail, изберете раздела Общи (вероятно е изглед по подразбиране) и превъртете до „Индикатори за лично ниво“, които се показват точно под опцията Подпис. Изберете „Покажи индикатори“ и кликнете върху бутона „Запазване на промените“ в долната част на прозореца.

Шевроните се показват в индикатора "Важно" на Gmail, който има за цел да подчертае приоритетните съобщения въз основа на собствените правила на Gmail. Задръжте курсора върху индикатора, за да видите причината на Gmail да маркира съобщението като важно.

Критериите включват съобщения, изпратени директно до вас, думите в съобщенията, хората в разговора, вашата склонност да четете съобщения с този етикет или (любимата ми) според "нашия магически сос". Мога ли да получа картофи с това?