С технологията, която все повече се преплита с всички аспекти на бизнеса, CNET @ Work може да ви помогне - да започнете работа с малки фирми с по-малко от пет служители.

Докато всеки малък бизнес е различен, има определен набор от приложения, от които почти всеки бизнес се нуждае.

Обикновено тези приложения са включени в офисните „апартаменти“ и се състоят от имейл, календар, текстообработка и електронна таблица. Понякога те идват с други инструменти, като мениджър на презентации, база данни или мениджър на форми и др. Един такъв офис пакет е Microsoft Office, сега се продава главно като Office 365. Друг е G Suite на Google.

• Пет фактора, които трябва да се вземат предвид при преминаването към Office 365 | Microsoft Office 2016: покупка срещу абониране

В продължение на години пазарът на офисния пакет беше доминиран от Microsoft под формата на пакет от продукти на Microsoft Office. Преди да се превърнем в мобилен и уеб-ориентиран свят, хората трябваше да инсталират приложенията на отделните си компютри, или като вмъкнат CD-ROM (още в миналото), DVD (назад през деня), или чрез изтегляне и стартиране на инсталатор.

Няма никакво съмнение, че офис приложенията на Microsoft Office са мощни и способни, но те са прекалено големи за много потребители, доста сложни и непрекъснато предизвикателство за поддръжка и управление на лицензи.

Microsoft Office все още е наоколо. Всъщност, това е един от най-успешните продукти в историята. Той стартира като пакет през 1990 г., но основните му приложения, като Word и Excel, стартираха преди 35 години през 1983 година.

Защо говоря за Office, когато това е статия на G Suite? Офисът е 800-килограмова горила в това пространство. За да разберете къде G Suite може да се побере за вашия бизнес, е полезно да имате някаква перспектива за Office.

Повечето малки предприятия обикновено ще изберат Office 365 или G Suite. Използвам и двете, защото и двамата са достатъчно евтини при ниски цени на малкия бизнес. Имам различни клиентски проекти, които се нуждаят от различни инструменти и имам любими функции, които използвам от двата продукта.

Редовно давам огромни презентации, често с 60-70 слайда или повече, и правя тези в десктоп версията на PowerPoint. Софтуерът за уебкаст, който използваме, приема само слайдовете на PowerPoint и имам 20-годишна мускулна памет, която ги прави.

Но аз също използвам G Suite.

ZDNet: Открихме 24 облачни услуги за вашия бизнес, които определено искате да опитате

G Suite има стандартни офис приложения

Използвам Gmail като основен инструмент за комуникация и постоянно живея в него. През 2014 г. преминах от Desktop Outlook към Gmail и за момент не съжалявах за хода.

За мен сърцевината на G Suite е Gmail. Трите най-големи ползи са, че той е достъпен навсякъде, не е нужно да се притеснявам за това къде е моят пощенски файл (което е проблем още в дните на Outlook), а възможността за търсене е отлична.

Имам 18 GB имейл, връщайки се към 1997 г. Когато се преместих в Gmail, преместих всичките си Outlook съобщения в моя пощенски магазин на Gmail. Така че, въпреки че съм на Gmail едва от 2014 г., мога да претърся цялата история на пощата ми от 21 години, след около секунда.

Тъй като знам, че някои от вас ще поискат, използвах услуга, наречена YippieMove (сериозно, това е тяхното име). Отне около седмица, но всичките ми съобщения се прехвърлиха идеално от моя Office 365 в Gmail.

Освен Gmail, това са стандартните приложения, които идват с G Suite:

• Календар: защото Календарът управлява няколко календара толкова добре, че е моят инструмент за блокиране на времето за проекти

• Docs: текстообработващата програма на G Suite

• Листове: електронна таблица

• Слайдове: основен пакет за презентация

• Запазете: голям, малък инструмент за вземане на бележки

• Сайтове: конструктор на уебсайтове

• Форми: инструмент за изграждане на бързи, но изненадващо мощни форми

• Hangouts: инструмент за чат, подобен на Slack

• Hangouts се срещат: видеоконферентна връзка с Hangouts

Честно казано, тези основни бизнес приложения G Suite са това, което бих нарекъл "достатъчно добър". За повечето потребители, за повечето приложения, Docs, Sheets и останалите са страхотни.

Казано по този начин, ако сте потребител на електронни таблици на високо ниво, които правят математическо моделиране на високо ниво, вероятно ще искате десктоп Excel. Ако пишете книга, която трябва да работи с производствена система, може да искате Microsoft Word или традиционен пакет за настолни издания. Както споменах, правя гигантски презентации, така че десктоп версията на Microsoft PowerPoint е единственият начин за мен.

Обаче по-голямата част от потребителите не са енергийни потребители с много специфични, дълбоки, крайни нужди.

Простотата на G Suite има силна привлекателност. Ник Лефлър, собственик на базираната в Калифорния компания "Експрес", ми каза: "От много години използвам G Suite и това е страхотна всяка стъпка от пътя. Вместо да опаковам безполезни функции, които усложняват нещата ( подобно на Office 365) е чисто и просто. "

Ник избра G Suite, защото, "Това е позната основа за повечето хора, така че няма да се научиш да правиш, просто остава извън пътя и свършва работата."

Защо да плащате за G Suite, когато приложенията на Google са безплатни?

Повечето хора знаят, че Gmail и различните приложения на Google, като Docs и Sheets, са достъпни безплатно. Защо тогава някой би платил за тях под формата на G Suite?

G Suite е проектиран да предлага разнообразни бизнес-ориентирани функции и възможности. Ще потъвам по-дълбоко в повечето от тези функции по-късно, но ето кратко резюме защо може да искате да закупите абонамент за G Suite, вместо да използвате потребителските версии на Google на неговите приложения:

• G Suite предоставя функции за управление и администриране на потребителите в множество потребители.

• G Suite добавя някои много интересни защитени и частни функции за сътрудничество.

• G Suite ви позволява значително да увеличите паметта си.

• G Suite предлага различни нива на одит и бизнес електронно откриване.

• G Suite ви дава възможност да използвате собствения си имейл домейн.

• G Suite ви позволява да наберете номер и да получите действителен, полезен човек за поддръжка.

Някои от тях са изключително полезни. Лично аз ценя добавеното хранилище, персонализирания имейл домейн и поддръжката. Кои функции се възползват от вашата компания ще зависи от това, което ви трябва.

Пинях социалните медии и попитах някои хора как използват G Suite. Саманта Авнери е маркетинг директор в Regpack, онлайн компания за регистрация, с по-малко от 30 служители.

Тя ми каза: „Ние използваме инструментите на G Suite в нашия бизнес, за да поддържаме задачите и да поддържаме документите за сътрудничество на едно място, лесно редактируеми и лесни за търсене и намиране.“ Тя продължи да ми казва: „Документите са безценни за проектите ми за маркетингово съдържание и листите са единственият начин да качвам, редактирам и споделям отчети, бюджети и др.“

Анита Уилямс Вайнберг е директор и креативен директор на креативната агенция VerbStudios в Сиатъл. Анита ми каза: "Моят екип широко използва продуктите на G Suite, тъй като ние работим с много стартиращи фирми. Много от тях са първокласни блок-вериги, AI или IoT компании, така че решението на Google е наистина скъпо за тях."

Като говорим за рентабилни, нека поговорим за ценообразуването.

Ценообразуването на G Suite е ясно и разбираемо

Ценообразуването в Office 365 може да стане объркващо - объркващо на ниво Microsoft. Има толкова много различни абонаменти за Office - в зависимост от това дали сте физическо лице или малка фирма, предприятие или имате съществуващ корпоративен лиценз за Windows или план Azure - че е почти невъзможно да опишете всички опции в един статия.

От друга страна, G Suite има три планове: Basic, Business и Enterprise. Ето кратко резюме:

• Basic е $ 5 / месец на потребител. Получавате всички приложения за съхранение от 30 GB на потребител.

• Бизнесът е $ 10 / месец на потребител. Получавате 1TB хранилище на потребител. Ако имате пет или повече потребители, всъщност получавате неограничено място за съхранение. Ще говоря повече за това по-долу. Той също така добавя възможност за електронно откриване.

• Предприятието е $ 25 / месец на потребител. Плановете на предприятията идват с всичко в бизнес плана, заедно с много инструменти за управление и управление на корпоративно ниво.

Това е едно от нещата, които наистина харесвам в G Suite. Това е ясно и разбираемо.

G Suite е онлайн и не изисква инсталация

Office 365 е интересен продукт, защото е хибрид. Когато купувате абонамент от Office, получавате достъп до пълните за изтегляне версии на основните приложения на Office (кои приложения получавате зависи от кой абонамент), както и по-ограничени версии на приложенията за мобилни устройства и Web.

G Suite е това, което ние отрепки наричаме SaaS ап, за софтуер като услуга. Вие се абонирате за G Suite, вместо да го купувате. За разлика от стария софтуер, който може да се инсталира, като основните приложения на Office, не инсталирате G Suite на компютъра си. Вместо това просто влезете в профила си в G Suite (подобно на това, че влезете в Gmail).

Има някои мобилни приложения, които можете да инсталирате на телефона си и има офлайн режим, така че можете да работите по проекти в G Suite, без да сте свързани към интернет. Това е полезно, ако пътувате. Въпреки че, лично, когато загубя интернет връзката, просто седя и свирене жалко, докато битовете не започнат да текат отново.

Кенди Белау е собственик на Kramerica Business Solutions LLC, доставчик на счетоводни и бизнес услуги, разположен в Metairie, Луизиана, точно до Ню Орлиънс. Тя ми каза: " Обичам G Suite, всичко е свързано заедно, електронна поща, календар, снимки, диск, листове. Всичко е там. Имам достъп до всичко, което ми трябва от моя лаптоп, телефон или компютър. Всичко, което трябва да направя За моя бизнес и живота ми това прави нещата толкова по-лесни. "

G Suite, Календар и собствен имейл домейн

Едно от предимствата на G Suite е, че ви позволява да настроите свой собствен личен домейн като пощенски сървър. Това означава, че можете да имате имейл адреси с по-уникални адреси от Вашето име[email protected]. Вместо това можете да получите и изпратите поща като [email protected].

Сега потребителският gmail ви позволява да получавате и изпращате поща от персонализиран домейн. Разликата е, че за да направите това (особено за изпращане), имате нужда от друг имейл сървър, който хоства този домейн. G Suite управлява хостинг на домейна, което значително намалява усложненията.

Абсолютно разчитам на Google Календар, за да управлявам всичките си проекти и крайни срокове. В момента пиша тази статия в Google Docs (въпреки че използвам Word - най-вече зависи от това, което работи най-добре за клиентите ми). Използвам Hangouts за комуникация с моите работни екипи. И имам терабайти с данни, архивирани с Google Диск.

G Suite осигурява много лесно сътрудничество

G Suite включва и Google+, който също е социална мрежа на Google. Това, което прави Google+ интересно в контекста на G Suite е, че можете да създадете своя собствена, сигурна корпоративна социална мрежа. Така че, докато Google+ като конкурент на Facebook може и да не е натрупал значителна тяга, използването на възможностите на Google+ във вашата собствена организация може да се окаже много полезно.

Не използвам много Google+, но използвам сътрудничество, основано на приложения на G Suite. Казано просто, можете да отворите електронна таблица или документ за текстообработка на екрана си и да го споделите с толкова членове на екипа си, колкото искате. Всеки може да го редактира и промените да се показват, докато пишат.

Моите екипи често го използват в телефонни срещи, като понякога поддържат два или три документа отворени и на екрана наведнъж. Членовете на екипа могат да добавят свои собствени бележки, да редактират клетки от електронни таблици или да променят текста. Често ще пиша заглавия на разговора, а след това посочвам и клиентите могат да правят промени на живо. Това е огромна икономия на време.

Шон Брейър управлява базираната в Атланта компания за купувачи на жилища на Breyer, която купува жилище. Вижте уеб страницата им, защото те имат интересен бизнес модел на пазара за продажби на жилища. Шон ми каза: "Ние сме в състояние да ускорим производството си с функциите за съвместна работа на G Suite. Мога да използвам по едно и също време петима души в един и същи файл с Google Sheets."

Сега, за да бъдем честни, онлайн версиите на основните приложения на Microsoft също позволяват отлично сътрудничество, но това не намалява силата на сътрудничеството на G Suite. Намирам G Suite много по-лесно за настройка, достъп и влизане.

Приложенията на Google също са много по-често срещани за използване в сътрудничество. В стотици (ако не и хиляди) телефонни срещи, в които съм споделял живи документи, мисля, че единственият път, когато използвахме онлайн приложенията в Office 365 беше, когато клиентът беше Microsoft.

Google Диск съхранява всичките ви документи в облака

Google Диск е пряк конкурент на Dropbox, Microsoft OneDrive, Box и други подобни услуги.

Както и при другите приложения на G Suite, има потребителска и индивидуална версия на Google Диск и такава, която се пече в G Suite. За разлика от другите потребителски приложения на Google, потребителите трябва да плащат за Google Диск така или иначе - и индивидуалната версия може да стане по -скъпа от абонамента на G Suite.

Нека първо погледнем потребителската версия. Към днешна дата (ценообразуването на услугите за съхранение се променя много, така че това може да се промени до момента, в който го прочетете), потребителите получават 15GB безплатно съхранение. Ако използвате потребителския Gmail, всичките ви съобщения се хранят в това хранилище, както и всички файлове от вашите приложения. Google позволява също така и свободно съхранение на снимки, тъй като потребителската версия на Google Диск е това, което поддържа много телефони с Android.

След това съхранението от 15 GB (отново във версията на Google Диск, различна от G Suite) се таксува по следния начин:

• До 100 GB: $ 1.99 / месец

• До 1 TB: $ 9.99 / месец

• До 10 TB: $ 99.99 / месец

• До 20 TB: $ 199.99 / месец

• До 30 TB: $ 299.99 / месец

Както виждате, той се допълва.

Сравняването на тези цени с тези в G Suite ще отнеме малко усукване на мозъка, но ще работим с мен за минута. За G Suite Google има два модела за ценообразуване: разпределение на паметта на потребител и напълно неограничено място за съхранение.

На евтините места на G Suite има място за съхранение на потребител. Основният план предвижда 30 GB съхранение в облака (заедно с всички други функции на G Suite, разгледани по-горе) за $ 5 / месец. Ако всичко, което искахте, беше мястото за съхранение, очевидно потребителската версия от $ 1.99 / месец със 100 GB е по-добра сделка.

Това е бизнес планът, където нещата започват да стават интересни. Ако имате по-малко от пет потребители във вашия бизнес план, ще платите $ 10 / месец на потребител и ще получите 1 TB памет за всеки потребител. По същество това е същата сделка като услугата за потребителите.

Но когато имате пет или повече потребители (в плана за бизнес или предприятие), изведнъж имате неограничено място за съхранение. Това е голямо.

В миналото много от компаниите в облачното хранилище предлагаха неограничено място за съхранение, но едно по едно те оттегляха тези оферти. Сега единствената компания, която открих, че предлага неограничено място за съхранение на цена, която малките предприятия могат да усвоят, е Google.

Имам нещо като 13 TB в Google Диск в облака. Бих имал повече, но тъй като преминах към Google Диск, скоростта на качване на Comcast е толкова бавна, че успях да получа там само 13 TB. Имам още много да отида. Използвам Google Диск като услуга за архивиране в облака, заедно с воденето на копия на всички документи в реално време. (Повече за това малко.)

Ако се опитам да съхранявам 13 TB, използвайки потребителския модел за ценообразуване за Google Диск, ще плащам почти двеста долара на месец, и цялото това съхранение ще бъде свързано само с моята сметка. Малкият ми бизнес включва съпругата ми и тя няма да може лесно да сподели това пространство за съхранение.

От друга страна, закупих абонамент за пет потребители в бизнес плана на Google G Suite. Всеки потребител струва $ 10 / месец. Като такъв, аз плащам петдесет долара на месец за неограничено съхранение, вместо двеста долара на месец за съхранение с капачка от 20 TB.

Това е малко странно, защото имам само двама действителни потребители, но като платя сумата от $ 50 / месец, огромните ресурси за съхранение на Google се отварят напълно. Също така знам, че мога лесно да добавя до три допълнителни работници към проекти, без да увеличавам месечните си разходи за G Suite.

Очевидно е, че ако не се налага да съхранявате или архивирате терабайта, може да нямате нужда от тази услуга. Но имайте предвид, че проекти като 4K видеопродукции ядат много бързо и много бързо. За мен това е съществена част от архитектурата за съхранение.

Единственият ми страх (и това е разумно да се вземе предвид историята на Google за убиване на продукти) е, че един ден Google ще промени политиката си за неограничено съхранение като Amazon. Единственият ми истински източник на надежда тук е, че вместо $ 60 на година, което Amazon таксува, Google зарежда минимум $ 50 / месец. Тъй като разходите за съхранение винаги се понижават (особено за Google, който купува хранилище в парчета с планета), това може да е достатъчно, за да продължи програмата.

Пълно търсене на текст (дори в изображения)

Ще завърша прегледа на G Suite с една от любимите ми функции. Сега, когато съхранявам повечето от документите и файловете си в облака в Google Диск, получавам достъп до легендарното търсене на Google за моите документи.

Това е голямо, защото Google Диск не търси само текст в текстови документи. Той разпознава всичко, така че дори ако сте направили снимка на знак и всичко, което имате в този файл, са пикселите, Google Диск ще го намери.

Между Gmail за цялата ми поща от 1997 г. и Google Диск (в който се намират всички мои неправителствени и не-FERPA ограничени документи), мога да търся почти всичко, което някога съм написал, изтеглил, сканирал или фотографирал - през цялото ми документи на фирмата.

Едно нещо, което трябва да се отбележи по този въпрос: Търсене в Google Suite уважава правата за достъп. Тъй като аз съм основният потребител в малката ми компания, имам достъп до всичко в моите файлове. Но други служители или партньори могат да видят само това, което им е отворено чрез значителния контрол на управлението и достъпа на G Suite.

Трябва ли да получите G Suite?

Както при почти всяка покупка, решението „трябва да си купува“ винаги се основава на вашите уникални нужди. Това каза, цената на G Suite е достъпна само за всеки малък бизнес и ползите са доста значителни.

Загрижен ли съм, че Google може да види всичко, което правя? Да. До известна степен. Но тъй като почти всички организации, с които работя (включително правителствените агенции) също използват продуктите и услугите на Google, смятам, че Google ще види моите неща по един или друг начин. Докато Google избягва да се защитава от нарушения - и те са в по-добра позиция да го направят, отколкото аз някога ще съм - не съм твърде загрижен, че документите ми ще отидат в Големия индекс Небето.