Това е част от поредицата истории на CNET, която ви помага да разберете как да живеете, работите и играете сега, когато сте израснали.

Ако имате работа - или отидете на училище, или просто дишате - през 2017 г., вероятно ще разчитате на електронна поща, за да постигнете нещата. И макар че вероятно сте изпращали по електронната поща за добра част от живота си, изпращайки по имейл колеги и шефове, е различно от това да изпращате съобщения на майка си или на вашите приятели.

Пиша имейли професионално за клиенти от около 10 години. Ето и най-добрите ми съвети за отваряне, четене и отговор на имейлите ви всеки път.

1. Не губете темата за темата

Сюжетната линия е вашият първи (а понякога и последен) шанс да накарате някой да отвори електронната ви поща. Не се натрапвай с тема, която просто казва "Здравей!" Това казва на читателя нищо. Ако те не ви познават лично, те просто ще приемат имейла ви като спам и ще го изтрият.

Най-добрият ред на темата обобщава за какво се отнася вашият имейл. Ето някои добри примери:

• Въпрос за срещата във вторник

• Нуждаете се от помощ с новия софтуер

• Познавате ли Джим Смит?

• Полезна информация за конференцията в Ню Йорк

Не забравяйте, че тематичните линии се отрязват, особено на мобилни устройства. Така че, дръжте го кратко, интересно и по същество.

2. Добавете чувство за спешност (... ако е спешно)

Друг съвет за отваряне е добавянето на чувство за спешност към темата - ако и само ако е спешно. Използването на Caps Lock е чудесно за това, но използвайте го пестеливо. Ето няколко примера:

• Имам нужда от вашата електронна таблица ASAP

• СРЕДНО: Още ли гласувахте?

• ВНИМАНИЕ: Нуждаете се от помощ в заседателната зала

• RSVP: Нуждаете се от вашия отговор от EOD

• ВРЕМЕТО: Регистрирайте се до 18:00 днес

Посоченото по-горе е полезно само когато всъщност имате нужда от четене на имейла и спешно отговаряте. Когато се използват прекалено, тези предплащания бързо губят тегленето си.

3. Бъдете случайни и използвайте имена

Ако изпращате имейл на някой, който не ви познава, винаги отваряйте името му. Това прави електронната поща по-малко спамна и по-лична. Случайни имейли могат да започнат: "Здравей, Анна!" Ако имейлът е по-официален, отидете с нещо като „Здравей, Анна Джоунс“ или „Уважаема госпожица Джоунс“.

Дори ако имейл обикновено е официален, може да имате по-добър късмет с неочаквано случайна тактика. Този тип електронна поща се чувства лична и случайна, но не и агресивна. Казвайки Здравей, използвайки първото им име и споменавайки нещо лично и специфично за получателя, може да отнеме имейла на това случайно място, без да се превишава. Някои неща, които можете да кажете са:

• Беше чудесно да се срещна миналата седмица
• Обичаше вашия чуруликане / Facebook пост / и т.н. за [попълнете празната страница]
• Вашата беседа на [попълнете празната] конференция беше особено полезна за мен, защото [попълнете празното]

Този случаен подход може да накара реципиента да се почувства спокоен и по-възприемчив. Използвам причинно-следствения подход 90% от времето и той работи. Спасявам формално за държавни служители и изпълнителни директори на големи корпорации.

Дори и в по-официални имейли, започвайки с комплимент или положителен личен опит, веднага можете да накарате читателя да инвестира в имейла ви и по-склонни да отговорят. Просто го пазете.

4. Преминете към точката

Помислете как проверявате и подреждате пощата си входяща поща. Шансовете са, че преглеждате много имейли, за да определите какво се нуждае от незабавен отговор и какво може да се забави. Така че, не губете време с преамбюли. Отидете до точката незабавно, след това добавете в обяснение или странична информация след това. Никой няма време да премине през имейл, за да разбере какво по дяволите искаш.

Когато е подходящо, списък с маркирани знаци може да помогне на читателя бързо да разбере какво ви трябва.

5. Дръжте го кратко

Дори ако стигнете до точката веднага, не се движете след това. Включете само най-важната информация, след което спрете да пишете. Сериозно. Дълъг текст ще накара вашите получатели да въздъхнат и да решат, че ще се върнат и ще прочетат имейла ви по-късно, когато имат повече време. Познай какво? Вашият имейл бързо ще бъде забравен и те никога няма да се свържат с вас.

6. Добавете покана към действие

Ако искате получателят да действа, кажете го. Дайте им указания за точно това, което ви трябва, като отговор от определено време и дата. Това се нарича покана за действие (CTA) в професионалната електронна поща.

7. Направете го лесно

Уверете се, че получателят е възможно най-лесно да направи това, което поискате. Добавете връзка, за да кликнете върху, телефонен номер, на който да се обадите, или документ, за да прочетете, ако имате нужда от повече от обикновен имейл отговор.

8. Добавете краен срок

Не забравяйте да добавите чувство за неотложност, като дадете на получателя краен срок за тяхното действие, ако можете. Също така, маниерите са задължителни, за да предотвратите усещането за взискателност. Кажете, моля и благодаря ви, за да смекчите искането си.

Ето няколко примера:

• Можете ли да ми изпратите отговор от EOD? Благодаря!

• Може ли да се моля RSVP използване на тази връзка до обяд?

• Моля, обадете ми се до 9 часа. Номерът на мобилния ми телефон е 000-0000.

• Моля, присъединете се към останалата част от екипа в нашата група Slack: abc123.slack Парола: 1234

В зависимост от спешността на Вашето искане, това може също така да помогне на получателя да отговори, дори ако крайният срок не работи. По този начин можете да провеждате диалог, който помага да се избегне отпадането.

9. Не забравяйте името си

Прекратете имейла с благодарност и вашето име. Не само предполагайте, че знаят от кого е имейл. Всъщност, не забравяйте да редактирате автоматичния подпис на вашия имейл акаунт с вашето пълно име, професия или позиция и информация за контакт, така че да се попълва автоматично във всеки имейл.

10. Последващи действия

След изтичане на крайния срок, не се страхувайте да изпратите имейл до получателя, за да проверите отговора им. Понякога хората възнамеряват да ви отговорят, но те просто забравят.

Ето няколко следващи реда, които можете да открадне:

• Здравейте (име), забелязах, че не се връщате към мен (тема). Можете ли да се върнете при мен? Благодаря!

• Здравейте (име), видяхте ли имейла ми за (тема)? Ако можех да получа отговор от (време), това би било фантастично. Благодаря!

Знаейки изкуството на ефективен имейл може да ви забележи. Използвайте тези елементи и ще получите резултати. Кой знае? Вашият разбирам умения за електронна поща може дори да ви премести нагоре по стълбата по време на работа.

7 причини да преминете към Google Входящи 7 снимки